Hos Agerskov Consulting har de gått bort fra tung, manuell tidsregistrering i Excel. Med Intempus har de fått bedre oversikt over medarbeidernes tid og fravær - noe som er viktig når man er en bedrift der administrasjon står i fokus.
I Grønlands hovedstad, Nuuk, holder Agerskov Consulting til. Virksomheten driver med eiendoms- og virksomhetsadministrasjon – derfor går halvparten av deres forretning med å administrere eiendommer og eierforeninger, og den andre halvparten med regnskap og lønn, noe som er en oppdeling virksomhetens 14 medarbeidere også fordeler arbeidstiden sin etter. Med et så stort fokus på administrasjon var det helt essensielt at virksomheten skaffet seg et tidsregistreringssystem som kunne gi oversikt og samtidig var lett å bruke.
“Vi så oss om etter et nytt timeregistreringsprogram for å gjøre det enklere å holde oversikt over timer for de bedriftskundene som faktureres på timebasis. Så det var primært for å kunne gjøre denne prosessen mye enklere og for å holde oversikt over forbruket på våre faste avtaler”, sier Victoria Svendsen, som er direktør i Agerskov Consulting.
Den gode oversikten over folks tid og fravær var imidlertid også en viktig faktor for Agerskov Consulting. Med det nye systemet ønsket de å komme vekk fra de tunge excelarkene.
Systemer skal kunne “snakke sammen”
Etter grundig research av mulighetene for digital timeregistrering falt valget på Intempus. Victoria Svendsen hørte første gang om Intempus gjennom en av sine tømrere, som hadde gode erfaringer med systemet og dets muligheter for enkel fakturering med e-conomic. Dette fikk Victoria til å se nærmere på Intempus. I dag forklarer hun at særlig muligheten for integrasjon til e-conomic og GPS-sporingsfunksjonen i Intempus var viktig for Agerskov Consulting.
“Et timeregistreringssystem for oss skulle i alle fall kunne registrere tid på kunder, arbeidstyper eller fraværstyper. I tillegg skulle det kunne “snakke sammen” med vårt e-conomic-system. Men spesielt det å kunne dele inn i systemet var viktig for oss. Jeg har noen kunder som kjører på faste avtaler som ikke skal faktureres, og så har jeg noen kunder som kjører på timebasis som skal faktureres.”
“En annen viktig faktor er det å kunne registrere hvor man kjører. Vi er av og til ute og sjekker tomme boliger på eiendommene vi administrerer. Med GPS-funksjonen kan vi dokumentere at vi har vært der, og vi kan se når våre medarbeidere sist har vært ute og sjekket, forklarer Victoria Svendsen.
“Nå kan jeg sørge for at folk er oppdatert”
Det helt essensielle for enhver bedrift som vurderer å bytte systemer er naturligvis at både ledelsen og medarbeiderne kan navigere i alt det nye. Dette var også en viktig faktor for Victoria Svendsen – og allerede ved implementeringen av Intempus følte hun at deres spørsmål ble ivaretatt.
“Allerede da vi skulle ha det implementert, syntes vi at det var veldig brukervennlig – og vi fikk en skikkelig god introduksjon til Intempus. I tillegg har supporten vært med oss hele veien. Både når det gjaldt å få det satt riktig opp, men også hvis vi hadde spørsmål underveis. På den måten var vi selv godt inne i systemene før vi involverte medarbeiderne våre i det. Det gjorde at medarbeiderne våre ikke følte at endringen var så stor. De følte at det var kontroll på det.”
Medarbeiderens opplevelse av Intempus var en viktig faktor for Victoria Svendsen. Heldigvis har hun fått veldig gode tilbakemeldinger på systemet:
“Våre medarbeidere har tatt det veldig godt imot, fordi det er så enkelt å tidsregistrere. I tillegg har vi tilrettelagt slik at noen medarbeidere kun kan se kundene som de selv jobber med. På den måten sitter de ikke med en lang liste over ting de ikke har behov for. Det har gjort hverdagen mye enklere for våre medarbeidere, avslutter Victoria Svendsen.
