Lind & Risør har 220 håndverkere som må få betalt i tide hver fjortende dag. Tidligere tok det opptil 9 timer å behandle timelistene til arbeiderne. Med innføringen av Intempus har selskapet halvert tiden de bruker på lønn, og lønnsprosessen har blitt mindre stressende.
I mange år brukte Lind & Risør fysiske timelister i papirform for å holde oversikt over håndverkernes arbeidstid og fravær. Hver fjortende dag leverte håndverkerne inn timelistene sine. Og hver fjortende dag brukte bokholder Dorthe Jaes opptil ni timer på først å lese kråkeføtter som var risset inn i et skur, og deretter føre timer, ferie og sykdom inn i Lind & Risørs bokføringssystem. Timene måtte også føres inn på riktig byggesak, slik at regnskapet kunne gjøres opp for den enkelte sak.
“Jeg hadde det ganske travelt hver fjortende dag. På mandager og tirsdager tok jeg knapt telefonen, og jeg måtte være helt avskåret fordi jeg måtte få det gjort - lønnen skulle jo betales.” Dorthe Jaes forklarer.
Arbeidernes timer gikk gjennom flere ledd før lønnen kunne utbetales, noe som ga flere muligheter for feil. Hvis timene ikke stemte, var det bare én måte å finne ut hvor feilen lå: ved å bla gjennom bunken med timelister for de 220 ansatte.
“Det var veldig manuelt”, sier Dorthe Jaes.
Lind & Risør ønsket å kutte et lag i lønnsprosessen og spare tid på lønnsutbetalingen. Dette var starten på jakten på et digitalt tidsregistreringssystem.
Hvorfor Intempus?
Først og fremst måtte tidsregistreringssystemet være enkelt for håndverkerne å bruke ute på byggeplassen. Det skulle også kunne håndtere ulike ansettelsesforhold, prosjekter, saker, fravær og ferie, samt synkronisere med Navision-sakssystemet.
“Og det måtte være enkelt for meg som administrator”, sier Dorthe Jaes.
Hun synes Intempus’ administrasjonsside er oversiktlig og enkel å bruke. Intempus’ søkefunksjon og muligheten til å sortere rapporter gjør at man raskt kan få oversikt over håndverkernes timer de siste 14 dagene.
“Du sorterer raskt kolonnene og informasjonen du vil bruke til lønn, og når du har gjort det, er det bare å bla nedover på siden”, forklarer hun.
“Og hvis det er noe galt, er det lett å finne det igjen. Hvis de registrerer timer på en annen sak, så ser jeg det. Da kan jeg raskt finne det ut og ringe dem og si “Hei, den 15. mars registrerte du timer på det prosjektet - stemmer det?”, sier Dorthe Jaes.
Færre feil og mindre stress med Intempus
Dorthe Jaes opplever nå langt færre feil i håndverkernes timer. Tidsregistreringene for Lind & Risørs håndverkere er nå mer nøyaktige enn de var med timelister.
Med innføringen av Intempus som en del av de interne tidsregistreringsprosessene har selskapet halvert tiden de bruker på lønn til håndverkerne sine. Dorthe Jaes trenger ikke lenger å bli avbrutt hver fjortende dag på mandag og tirsdag. I stedet kan hun holde øye med om håndverkernes registreringer er korrekte og håndtere eventuelle problemer som måtte oppstå.
“Og det har bare gjort det mindre stressende, fordi det er mer tid den dagen jeg gjør lønnskjøring”, sier Dorthe Jaes.
