Med en voksende arbeidsstyrke følger også en voksende administrativ oppgave. Programvareselskapet EkkoApp har overlatt denne oppgaven til Intempus, som med sine automatiserte prosesser gjør tidsregistreringen enkel og effektiv. Intempus håndterer de ansattes arbeidstid, fravær og lønn - og frigjør tid til å fokusere på kjernevirksomheten.

En av de viktigste funksjonene som gjør livet enklere for EkkoApp, er autoregistrering. 

Autoregistrering sørger for at de ansattes arbeidstid registreres automatisk. Hos EkkoApp er de ansattes normale arbeidstid satt til 7,4 timer per dag fra kl. 09.00 til 17.00, noe som gir en 37 timers arbeidsuke. Når de ansatte går hjem om ettermiddagen, åpner de appen og godkjenner de forhåndsdefinerte timene. Hvis de jobber utenfor den planlagte tiden, bruker de bare noen få sekunder i Intempus-appen for å endre tiden. 

“Automatisk registrering gir mening for oss fordi de fleste av våre ansatte kommer og går på samme tid nesten hver dag. Og vi er bare funksjonærer, så det skal være så enkelt at du bare åpner appen, og så har den registrert for deg”, sier Henrik Jensen, administrerende direktør og grunnlegger av EkkoApp.

Med andre ord: Med automatisk registrering trenger de ansatte knapt å bekymre seg for å registrere arbeidstiden sin. Intempus gjør prosessen enkel og automatisert.

Administratorens høyre hånd

Intempus administrerer ikke bare de ansattes arbeidstid automatisk. Det holder også oversikt over de ansattes fleksitid, ferie og sykdom. Den automatiske registreringen gjør det enkelt å administrere dette. Hvis en ansatt er syk, registrerer de det selv i Intempus, og arbeidstiden erstattes med syketimer. Det samme gjelder for ferie. 

I travle perioder kan det være nødvendig med overtid. I andre perioder er det rom for avspasering, og det er viktig for Henrik Jensen at medarbeiderne føler at det er rom for fleksibilitet i arbeidsdagen. Intempus vet på forhånd hvor mange timer de ansatte skal jobbe, og derfor beregner systemet automatisk de ansattes fleksitid. Hvis en medarbeider jobber mer enn planlagt, tildeler Intempus automatisk fleksitid. Og hvis en ansatt tar fri, trekker systemet automatisk timene fra avspaseringskontoen. 

“Det er magisk hvis du velger å ta deg fri - det skjer helt av seg selv!” sier Henrik Jensen entusiastisk. 

Intempus avlaster derfor Henrik Jensen for en stor administrativ byrde, og systemet frigjør mental energi i hverdagen. 

“Det er fullstendig registrert i Intempus, sier Henrik Jensen, og fortsetter:

“Det finnes så mange integrasjonsmuligheter for lønn og prosjektstyring, og det har gjort en enorm forskjell når det gjelder det mentale aspektet, der man hele tiden må huske. Det slipper du nå”, sier han.

De automatiserte prosessene sparer ham for mye tid og er en viktig støtte i håndteringen av de administrative oppgavene. Og alle data om de ansattes arbeidstid, fravær og sykdom kan enkelt sendes til EkkoApps lønnssystem.

“Å ha det automatisert sparer tid, det gir meg ro i sjelen og ting blir gjort riktig. Jeg trenger ikke å ha en liten bokføringsutdannelse. I stedet har jeg et program som jeg kan lene meg på, som kan alle reglene og gjør det riktig”, sier Henrik Jensen.

Fra fingertuppfølelse til virkelig oversikt

Når du spør Henrik Jensen om hvilket behov Intempus fyller for EkkoApp, er svaret klart:

“Intempus gir en klar oversikt over tidsbruken på prosjekter, men også oversikten for de ansatte”, sier han.

Men det har ikke alltid vært slik.

“Vi har tidligere hatt en elastisk løsning, der vi har sagt at “det ordner seg til slutt”,” sier Henrik Jensen.

Tidligere hadde EkkoApp ingen offisielle retningslinjer for hvordan de ansatte skulle registrere tiden sin og holde oversikt over fleksitid, ferie og sykdom. Det betydde for eksempel at de ansatte i perioder med ekstra mye å gjøre ble bedt om å registrere overtid og avspasering i et Excel-regneark. Noen brukte regnearket, andre skrev i en notatblokk, og atter andre brukte det lettest tilgjengelige verktøyet - hukommelsen. Det var en tendens til at timene ble målt på instinkt. Sjonglering av Excel-regneark, notatblokker og hukommelse gjorde at både medarbeiderne og Henrik Jensen risikerte å miste de registrerte timene. Nå håndterer Intempus disse dataene i stedet.

“Plutselig har vi et helt annet overblikk”, sier Henrik Jensen. Og når medarbeiderne kommer og spør ham om de har én eller tre feriedager igjen til neste ferie, og hvor mange fleksitimer de kan bruke i morgen, kan han nå svare:

“Se i Intempus-appen din!”

Hvorfor Intempus?

Henrik Jensen forklarer at Intempus ble valgt som tidsregistreringssystem på grunn av brukervennligheten. Som programvareleverandør vet han av erfaring at en god brukeropplevelse sikrer at brukerne blir værende.

“Når man utvikler programvare selv, tror jeg man får en arbeidsskade som gjør at når man ser på andre programvarer, så skjønner man raskt: Er dette kult å bruke, er det enkelt, er det intuitivt? Og det var det,” sier Henrik Jensen om Intempus, og fortsetter:

“Hvis det er enkelt og intuitivt, vil de ansatte få det gjort, og hvis det er litt tungvint, synes de det er irriterende. Så det var brukervennligheten som til slutt fikk oss til å velge Intempus”, sier han.