Med mer enn 50 års erfaring er TRASBO en av de eldste servicebedriftene i landet. Men i takt med at de ble en mer moderne bedrift og vokste til over 100 ansatte, økte også behovet for et system som kunne hjelpe dem med å holde oversikt over arbeidstid, godtgjørelser og fravær og ulike tariffavtaler. Derfor valgte de Intempus med integrasjon til Business Central og Danløn.

Serviceselskapet TRASBO ble grunnlagt i 1970 og har spesialisert seg på fasilitetstjenester, kommersiell rengjøring, vindusvask, tepperens, privat rengjøring og vaskeri- og renseritjenester. Frem til 2022 var planleggingen og tidsregistreringen til de mer enn 100 ansatte mye mer manuell. Christina Søs Guldhammer, assisterende direktør i TRASBO, forklarer: 

“Før jeg begynte i juli 2022, var tidsregistrering og skiftplanlegging mer manuelt. Vi måtte registrere mye informasjon på flere forskjellige steder, vi brukte mye tid på intern koordinering og manglet en helhetlig oversikt.” 

Christina begynte i TRASBO som prosjektleder i juli 2022 for å lede en digital transformasjon i selskapet. Da hun undersøkte markedet for systemer som kunne forenkle tidsregistrering og planlegging av arbeidstid, var det flere behov som måtte oppfylles. TRASBOs medarbeidere er ansatt på ulike tariffavtaler med mange forskjellige tillegg - som kveldstillegg, nattillegg og overtidstillegg - og det var derfor avgjørende å finne en løsning som kunne håndtere disse.

Fleksibel løsning med app og terminal 

Valget falt på Intempus, særlig fordi brukergrensesnittet er så enkelt, moderne og lett tilgjengelig, forklarer Christina. "Men også fordi det var mulig å administrere de ulike tariffavtalene og tilleggene deres i systemet. I dag har de en fleksibel løsning med to kontoer, der 30 av de ansatte registrerer tid og fravær via en fysisk terminal som er plassert på vaskeriet, der de har sin vanlige arbeidsflyt. De resterende medarbeiderne som kjører ut til kunder og løser serviceoppgaver her, registrerer via Intempus-appen. På denne måten fyller ulike deler av systemet ulike behov. Ifølge Christina har overgangen til både appen og terminalen vært nesten sømløs for de ansatte: 

“Det har vært overraskende enkelt for våre ansatte å bli vant til Intempus. Appen er veldig intuitiv, og det har nesten ikke vært noen tvil om hvordan den fungerer. De som bruker terminalen, har også appen installert, slik at de kan følge med på hvor mange timer de faktisk har jobbet.”

Fra et administrativt perspektiv har systemet bidratt til en bedre oversikt over for eksempel sykefraværet i organisasjonen: 

“Fordi alt er registrert i ett system, er det enkelt for oss å få oversikt over sykefravær, ferie osv. Vi kan få en status på en rekke ulike parametere mye raskere.

Flere sparte arbeidsdager hver måned 

Når medarbeiderne har registrert arbeidsdagen sin i Intempus, sendes dataene automatisk til administratorene for godkjenning, og deretter synkroniseres de med lønnssystemet Danløn. Denne automatiske utvekslingen av data har spart TRASBOs administrative avdeling for mye skrivearbeid og opptil flere arbeidsdager i måneden, forklarer Christina: 

“Når det gjelder lønn, har vi spart flere dager i måneden fordi vi slipper alt skrivearbeidet.”. 

I tillegg har Intempus gitt større åpenhet om hvor mange timer de ulike medarbeiderne har jobbet og på hvilke prosjekter. Dette bruker de også som grunnlag for fakturering av kundene.

Faktureringsprosessen har også blitt effektivisert med integrasjonen mellom Intempus og ERP-systemet Business Central. Kunde- og prosjektdata overføres automatisk fra Business Central til Intempus, slik at de bare trenger å opprettes én gang. Endringer synkroniseres også. Men det fungerer begge veier, sier Christina:

”De utførte arbeidstimene kommer tilbake fra Intempus til Business Central - og du kan til og med jobbe med fremtidige planlagte aktiviteter, analysere kapasitet og beregne økonomiske prognoser.”.

Tilgjengelig støtte

Hvis det skulle dukke opp spørsmål eller nye forespørsler til systemet, har Christina alltid kunnet nå en supportmedarbeider hos Intempus: 

“Supporten er alltid tilgjengelig, og jeg opplever at de alltid svarer raskt og følger opp ting. Hvis de for eksempel må sjekke om noen av forespørslene våre kan oppfylles, kommer de alltid tilbake til oss”, avslutter Christina.