Med en arbeidsstokk på 140 personer av ulike nasjonaliteter og et behov for å registrere alt fra aktiv arbeidstid, kjøretid og overtid til material- og maskinforbruk, var det avgjørende for det landsdekkende anleggsgartnerfirmaet BF Anlæg å ha et fleksibelt tidsregistreringssystem som kunne understøtte deres arbeidshverdag og ambisjoner for fremtiden. Dette fant de i Intempus' tidsregistreringssystem med integrasjon til økonomisystemet Uniconta.

I nesten 30 år har BF-Anlæg tilbudt et bredt spekter av anleggsgartnertjenester, inkludert hageplanlegging, hekkeklipping, gressklipping, beskjæring av trær og busker, anlegg av terrasser, stier og hager samt vedlikehold av baner og stadioner for både private og kommersielle kunder. I dag har selskapet 140 ansatte fordelt på tre avdelinger i Viborg, Randers og Køge, hvor deres erfarne team av anleggsgartnere jobber med å skape, gi råd om, vedlikeholde og vedlikeholde anlegg for kunder over hele landet.

I begynnelsen av 2021 byttet de til Intempus med det integrerte økonomisystemet Uniconta fordi de hadde behov for å lette den manuelle arbeidsflyten knyttet til timeregistrering og lønn, og fordi det skulle bli enklere å håndtere de mange prosjektene som de timelønnede medarbeiderne deres jobber med. Lise Munch Kjeldsen, HR- og markedssjef i BF-Anlæg, forklarer.

“Før Intempus ble en del av selskapet, hadde jeg enorme bunker med papirer, e-poster og tekstmeldinger fra ansatte som måtte sorteres, så vi trengte et system som kunne gjøre tidsregistreringen enklere og mer håndterbar. Det fikk vi med Intempus med integrasjon til Uniconta”, sier hun.

De trengte også et system som kunne håndtere flere språk, fordi flere av de ansatte er polske. Så før de gikk over til Intempus, brukte de relativt lang tid på å forklare de polsktalende medarbeiderne hva de ulike begrepene på lønnsslippene betydde. Den tiden har de spart nå.

Moderne løsning for en gammeldags bransje

Det er viktig å tilpasse seg en mer moderne, digital verden - kanskje spesielt for byggefirmaer, fordi byggebransjen generelt er en gammeldags bransje. Digitale systemer for håndtering av administrasjon og daglig arbeidsflyt er en opplagt vei å gå. Det har BF-Anlæg i hvert fall erfart, der de har følt hvordan løsningen fra Intempus og Uniconta har gjort datahåndteringen enklere og støttet opp om visjonen om å bli en moderne byggevirksomhet:

“Hvis du ønsker å drive en sunn virksomhet, er veien videre å få kontroll på dataene dine. Det betyr at man må ha systemer som kan snakke sammen og bidra til å minimere feil og manuelle arbeidsflyter. Vår integrasjon mellom Intempus og Uniconta gjør at det rapporterte arbeidet enkelt kan overføres direkte til regnskapssystemet med bare noen få klikk, slik at man alltid har oversikt over statusen på de ulike prosjektene”, sier Lise.

Fleksibel løsning som kan tilpasses ulike godkjennere

Både de ansatte og avdelingslederne som skal godkjenne det innrapporterte arbeidet, har tatt systemet til seg, sier Lise:

“Jeg får sjelden spørsmål om systemet fra medarbeiderne fordi det er så brukervennlig. Det er veldig enkelt å registrere timer og materialer på de ulike prosjektene, og det fungerer uansett om det er våre danske eller polske medarbeidere som jobber på prosjektene”, sier Lise.

Ulike avdelingsledere kan ha ulike krav til filtrering av rapporter, prosjekter eller medarbeidere i godkjenningsprosessen. Men med muligheten til å opprette filtre og bokmerker i systemet har det ikke vært noe problem å imøtekomme de ulike behovene.

“Jeg forstår at ulike avdelingsledere kan ha ulike behov for hva som skal vises i systemet når de går inn for å godkjenne eller planlegge. Så jeg pleier å spørre dem: “Hva trenger du?”, og så viser jeg dem hvordan de ved å opprette filtre og bokmerker enkelt kan få en tilpasset visning av systemet. Og så skjønner de raskt hvor smart det er, og så fungerer det bare derfra”, forklarer Lise.

Løsningsorientert støtte som bringer virksomheten din fremover

Når administratorer eller ansatte har spørsmål eller forespørsler til systemet som de ikke selv kan finne en løsning på, har de alltid blitt møtt med løsningsorientert support:

“Hvis det er spørsmål vi ikke finner svar på selv, vet jeg at jeg alltid kan ringe supportteamet deres, som kan finne en løsning for å skaffe oss de dataene vi trenger. For det er slik det går: Vi blir mer og mer datadrevne, og da trenger vi selvfølgelig et system som kan tilpasse seg det. Og jeg opplever alltid at supporten er der for å hjelpe. Jeg opplever også at supporten har kommet opp med løsninger som skyver oss enda lenger i riktig retning, avslutter Lise.