Med alt fra utgravnings- og prosjektarkeologer til arkivarer, historikere og administrativt personale på personallisten, var det viktig for Kroppedal Museum å finne et fleksibelt system som kunne hjelpe dem med å holde oversikt over de mange prosjektene og medarbeiderne med ulike tariffavtaler. Det fant de i tidsregistreringssystemet Intempus med integrasjon til økonomisystemet e-conomic.
Kroppedal Museum ligger i Vestskoven like vest for København - et sted med vestlandets historie og astronomi i sentrum. Hver dag jobber rundt 24 ansatte med å undersøke utvalgte steder i området gjennom arkeologiske utgravninger, sikre bevaring av kulturhistoriske verdier og formidle både gamle og nye historier fra dette historiske og naturskjønne stedet. I 2021 byttet de til Intempus med e-conomic-integrasjon fordi de trengte et system som kunne håndtere de mange prosjektene som den arkeologiske avdelingen deres jobber med. Michala Kure, som har vært regnskapssjef på Kroppedal Museum i tre år nå, har også vært med på å implementere Intempus med integrasjon til e-conomic med prosjektstyring.
“Da jeg begynte for tre år siden, visste jeg at jeg måtte bidra til å finne en løsning som ville gjøre det enklere å administrere de rundt 60 prosjektene vi jobber med på museet. Hvert sted vi graver, er et prosjekt i seg selv, og vi trengte å få en bedre oversikt over dem. Og vi trengte noe som kunne erstatte all den ekstra tiden vi bruker på å administrere prosjektene i Excel, samtidig som vi minimerte risikoen for manuelle feil, sier Michala Kure, regnskapssjef ved Kroppedal Museum.
Fleksibel løsning for prosjektledere og arkeologer i felt
Prosjektlederne og de andre ansatte ved Kroppedal Museum har tatt systemet til seg. Først og fremst har løsningen gjort det enklere for prosjektlederne for de ulike utgravningene å holde løpende oversikt over prosjektene. Mens de tidligere bare trengte å få prosjektrapporter én gang i måneden, kan de nå hente dem ut av systemet når de vil:
“Prosjektlederne kan nå gå inn og hente ut prosjektkort fortløpende, slik at de til enhver tid har oversikt over hvem som har jobbet på hvilke prosjekter og hvor mange materialer, utgifter og feltgodtgjørelser som er knyttet til dem, forklarer Michala Kure.
Andre ansatte, inkludert arkeologene, har også erfart hvordan overgangen til Intempus har gjort den daglige tidsregistreringen mer fleksibel.
“Når arkeologene våre er ute og graver, har de bare telefonen på seg, og de kan rapportere umiddelbart. De trenger ikke en datamaskin eller et sted med internett. Det fungerer veldig bra”, forklarer Michala Kure.
Samtidig har håndteringen av utlegg blitt enklere. Arkeologene skal for eksempel få feltgodtgjørelse hver gang de graver, og når de har registrert dette i Intempus-appen, kan Michala Kure og de andre i administrasjonen enkelt lage lister og utbetale riktig lønn.
Sikkert system og større datatilgjengelighet
I tillegg til bedre oversikt for prosjektlederne og enklere tidsregistrering for arkeologene, har systemet bidratt til å minimere feil i den administrative avdelingen:
“Feilene skjer ikke på samme måte som før. Da vi først fikk Intempus, kjørte jeg et Excel-ark parallelt med prosjektledelsen for å fange opp eventuelle avvik, men når noe har skjedd, har det vist seg at det er de manuelle handlingene som er feil. Ikke i systemet. Det er betryggende og gjør at jeg stoler på systemet”, sier Michala.
Dataene har også blitt mer tilgjengelige for de ansatte. For eksempel kan de ansatte nå se ferie- og avspaseringssaldoene sine når de vil, i stedet for å måtte involvere administrasjonen hver gang, slik de måtte tidligere:
“Før kunne ikke medarbeiderne se hvilken ferie de hadde opptjent eller hvor mye ferie de ville ha opptjent på et bestemt tidspunkt i fremtiden, så hvis en medarbeider trengte den oversikten, måtte vi i administrasjonen alltid gå inn og hente ut listene. Nå slipper vi å bruke tid på det. Samtidig føler vi at det å ha tilgang til dataene skaper trygghet for de ansatte selv, sier Michala.
Michala avslutter med å si at neste skritt for museet er å få til en integrasjon med Dataløn, slik at for eksempel utlegg automatisk kan overføres til lønnssystemet. På denne måten vil administrasjonen deres gå så automatisk, sikkert og smidig som mulig.
