Hva om arbeidstiden din ble registrert automatisk? Hos anleggsgartnerfirmaet Tolstrup A/S er dette virkeligheten for deres 20 funksjonærer. Planlagt arbeidstid registreres automatisk, og medarbeiderne trenger bare å notere fravær eller overtid. Den nye oversikten over arbeidstid, fravær og overtid er i samsvar med tidsregistreringsloven - og bidrar til å sikre trivsel.

Med selvregistrering er Tolstrup A/S fullt ut i samsvar med lov om tidsregistrering for sine funksjonærer. Arbeidstiden registreres automatisk basert på en planlagt standardtid. Det betyr at tidsregistreringen i seg selv ikke tar mye plass i hverdagen til funksjonærene.

“Det er ikke noe vi bruker mye tid på å tenke på i det daglige, for det fungerer som det skal. Det er veldig fint at det kan frigjøre noen ressurser, slik at vi kan fokusere på noe annet”, sier Anette Andersen, HR Manager hos Tolstrup A/S.

Selvregistrering sikrer trivsel

Implementeringen av automatisk registrering har hatt positive bieffekter som går utover selve tidsregistreringen. Det er et verktøy som er med på å sikre den viktige balansen mellom arbeid og privatliv hos Tolstrup A/S, sier Anette Andersen. Med automatisk registrering er det nå enkelt for administrasjonen å få oversikt over medarbeidernes ferier. Når en feriedag registreres, utlignes det planlagte arbeidet.

“Det var litt “lala” før, men nå har vi en klar visjon, sier Anette Andersen og fortsetter:

“Vi kan holde oversikt over de 25 feriedagene du har krav på. Bruker du dem, eller bruker du dem ikke i det hele tatt? Det er noe vi må snakke om, for vi ønsker virkelig at medarbeiderne våre skal ta ut ferie slik at de også har energi til å jobbe. Så det er noe vi er glade for, sier hun.

Et verdifullt ledelsesverktøy for å forebygge overtid

Auto-enrolment er et verdifullt verktøy for ledelsen for å sikre at de ansatte overholder reglene 48-timersregelen. Denne funksjonaliteten gjør det lettere å se om en medarbeider jobber for mye.

“Det er et styringsverktøy som vi er veldig fornøyde med nå; vi kan gjøre justeringer og hjelpe medarbeiderne med å redusere arbeidsmengden hvis vi ser at noen jobber mye mer enn de andre”, sier Anette Andersen.

Dette gir ledelsen en bedre forståelse av arbeidsflyten til de ansatte. De kan nå se i hvilke perioder arbeidsmengden er størst og når den avtar. Det betyr også at det nå er mer åpenhet mellom de ansatte og ledelsen om funksjonærenes arbeidstid. Men det er viktig for ledelsen at selvregistreringen ikke oppfattes som en kontrollmekanisme - snarere tvert imot.

“Det skal være en hjelp og et ekstra verktøy for å sikre at trivselen er som den skal være”, forklarer Anette Andersen.

Enkel og brukervennlig tidsregistrering

I løpet av 10 år har Tolstrup A/S vokst raskt. Nå har landskapsarkitektfirmaet 150 ansatte totalt, og de har spesialisert seg på vedlikeholdstjenester. De er fortsatt et selskap i vekst, og innkjøpet og implementeringen av et nytt system måtte vokse i takt med virksomheten, forklarer Anette Andersen. Derfor var brukervennlighet et avgjørende element da de i 2019 valgte Intempus for sine timeansatte. 

“Vi er glade for at det bare fungerer på en app, så det er på telefonen. Og du har som regel telefonen i hånden mange ganger i løpet av dagen, så det er bare å klikke seg inn”, sier Anette Andersen om hvor enkelt det nå er også for funksjonærene å registrere tiden sin. Og arbeidsflyten deres? De er stort sett uforandret.

Før Tolstrup A/S implementerte autoregistrering, jobbet funksjonærene med tillit og frihet, sier Anette Andersen. Det gjør de fortsatt i stor grad etter implementeringen av autoregistrering.

“I realiteten er det ikke mye som har endret seg for funksjonærene der ute”, sier Annette Andersen om arbeidsflyten etter innføringen av autoregistrering.

Og det er hele poenget med automatisk registrering: Timene registreres automatisk og sømløst.