Forsyningsselskapet GEV har fått løftet det administrative arbeidet med Intempus. Det digitale systemet spiller sammen med den fleksibiliteten et selskap som deres har behov for. Administrasjonssjef hos GEV, Marianne Nyborg Carl, har fått mer tid til oppgavene som har verdi for selskapet og hjelper dem med deres visjon.
Intempus gir en kvalitetssikring
Forsyningsselskapet bistår med både driftsarbeid og kundeservice og økonomioppgaver for samarbeidspartnere, og overgangen til et digitalt system har betydd at de sparer tid på faktureringsarbeidet.
“Vi bruker Intempus for å sikre alt – både internt og eksternt. Det betyr også en rettferdig fordeling av tiden vår til samarbeidspartnerne vi har. Fordi vi har så mange forskjellige driftsoperasjoner, sparer vi faktureringstid med Intempus. – Marianne Nyborg Carl, administrasjonssjef hos GEV.
GEV er et forsyningsselskap med fokus på grønn omstilling, og ifølge Marianne har det blitt mer tid til å satse på dette.
’Vi styrker vår egen organisasjon ved å ta inn flere oppgaver og hjelpe lokalt, og her gjør det en stor forskjell at vi kan viderefakturere det vi bruker.’
Fra skepsis til tillit
All endring kan være skremmende, og det har det også vært for medarbeidere hos GEV. Ifølge Marianne har det krevd tydelig kommunikasjon fra ledelsens side, og medarbeidere måtte forsikres om at systemet ikke var et forsøk på å overvåke dem, men en sikring av at registreringen var feilfri.
’I starten var det en utfordring for noen medarbeidere, som følte seg overvåket, men med Intempus kan man trekke ut data for hver enkelt medarbeider og gjøre beregninger med dem. Det har vært til stor hjelp, og har gitt medarbeiderne tillit til at vi har effektivisert og gjør færre feil i systemet til deres fordel. Intempus var flinke til å ruste oss for omstillingen.’
Intempus var med til å løfte den administrative oppgaven, og få ledelsen til å føle seg godt rustet til omstillingen. Marianne er ikke i tvil om at hun som administrator også har fått mye mer oversikt og tid med den digitale løsningen.
’Utfordringen var at vi skulle omstille hjernen til å registrere timer fra PC til telefonen med appen. Men det er tusen ganger enklere å bruke telefonen, og systemet har blitt forbedret, og gjøres det fortsatt. Det har stor verdi for vår bedrift.’
Et enkelt system for en kompleks virksomhed
GEV har både timelønnede og funksjonærer. Mangfoldigheten av arbeidsprofiler betydde at det var ulike former for lønnsutbetaling og tariffavtaler å ta hensyn til, og det stilte store krav til et nytt tidregistreringssystem som skulle kunne ta hensyn til alle medarbeidertypene:
’Vi ble kjent med Intempus da vi skulle bytte økonomisystem, og jeg var faktisk litt forbeholden fordi det var en ung bedrift. Men Intempus hadde en fleksibilitet i forhold til å få det til å fungere sammen med økonomisystemet vårt, og det var det som avgjorde. Jeg har ikke vært skuffet over avgjørelsen.’
En funksjon som administrasjonssjefen er spesielt glad for, er at hun beholder oversikten og samtidig kan stole på at medarbeidere registrerer timene sine korrekt, slik at normalarbeidstiden overholdes.
’Dere gjør det jo bare enkelt – både for regnskapsavdelingen vår og for våre ansatte. Vi kan hente ut all informasjonen vi trenger om hver ansatt, og jeg kan følge med på normalarbeidstid og holde oversikten – og selvfølgelig fakturere det vi skal.’ – Marianne Nyborg Carl.
Digital løsning for en visjonær bedrift
Et digitalt timeregistreringssystem automatiserer mye av det som før hørte til regnskapsavdelingen, og den løsningen er man avhengig av hos en fremtidsrettet virksomhet som GEV.
’Vår virksomhet flytter på seg veldig mye, og hele tiden. Derfor trenger vi også et system som kan flytte seg sammen med oss, og hos Intempus er det enkelt å legge ut ting.’
Hos GEV har man funnet et velfungerende, digitalt system som kan tilpasses medarbeidernes individuelle behov, enten man er timelønnet eller fast ansatt. Det gir bedriften mulighet til å fokusere på sine egne visjoner.
“Jeg vil til enhver tid anbefale andre å benytte seg av Intempus,” sier Marianne Nyborg Carl.
