Hos Hasseris Boligselskab har de opplevd hvor stor en forskjell et fleksibelt system kan gjøre. De har for alvor fått oversikt over overenskomster, overtid og tidsforbruk.
35 medarbeidere på fire forskjellige overenskomster. Det er virkeligheten hos Hasseris Boligselskab i Aalborg. Og nettopp derfor søkte de i starten av 2018 et system som kunne gjøre det lettere for dem å sikre at alt foregikk etter den enkelte medarbeiders overenskomst.
Løsningen ble Intempus’ system, som Hasseris Boligselskap tok i bruk i april 2018. Håndteringen av overenskomster var også et av de største kravene da de begynte å undersøke markedet for digitale tidsregistreringssystemer.
“Det har mer eller mindre vært avgjørende for oss at systemet kunne ta hensyn til overenskomster. Overtid utgjør en enorm del for våre ansatte. Så det er viktig at systemet kan håndtere overenskomsten, slik at de ansatte føler at de får det de skal ha og ikke blir snytt,” sier Christina Lyneborg Linnemann, regnskapsassistent hos Hasseris Boligselskab.
Det var nettopp fleksibiliteten som gjorde at valget falt på Intempus.
“For oss handlet det om brukervennligheten. At alle kunne finne ut av systemet, og at det samtidig kunne håndtere mange forskjellige behov og mange forskjellige former for fravær. Intempus var mer fleksibelt enn de andre systemene vi så på. Intempus var det eneste systemet hvor jeg fikk følelsen av at det kunne håndtere alle de behovene vi hadde,” forteller Christina Lyneborg Linnemann, regnskapsassistent hos Hasseris Boligselskab.
Et endret ansvarsfokusmed økt oversikt
En av tingene Christina Lyneborg Linnemann og Hasseris Boligselskab håpet at Intempus kunne løse, var den enormt tunge, manuelle arbeidsgangen de tidligere hadde, fordi de samlet all data om medarbeidernes arbeid i Excel-ark.
Samtidig hadde Christina Lyneborg Linnemann med det gamle systemet vanskeligheter med å dokumentere om det var medarbeidernes registreringer eller hennes egne innskrivinger som var skyld i feil på lønnsslippen.
“Det har skapt et endret ansvarsfokus. Hvis det er feil på lønnsslippen nå, skyldes det medarbeidernes egne inntastinger. Det bidrar til at de får mer ansvar for sitt eget fravær og ansvar for at det er riktig som registreres, sier Christina Lyneborg Linnemann.
Samtidig bidrar bruken av Intempus til å gi bedre oversikt over tidsforbruket – til fordel for både administrasjonen og de ansatte selv.
“Medarbeideren kan da se, at han for eksempel har hjulpet fem beboere i løpet av dagen. Det gir oversikt for medarbeideren, men også en følelse av at han får gjort noe i løpet av arbeidsdagen sin,” sier hun.
Mulighet for statistikk
Også på kontoret giver bruken av Intempus muligheter som de tidligere ikke har hatt. Fleksibiliteten i Intempus gjør at de selv kan bestemme hvilke og hvor mange forskjellige oppgavetyper medarbeiderne skal kunne registrere.
“Det gir oss en unik mulighet til å kunne lage statistikk over hvor mange timer som brukes på de enkelte oppgavetypene og på de enkelte avdelingene. Vi har fått et verktøy til å vurdere hva vi bruker tiden vår på. Før var det et skjønn,” sier Christina Lyneborg Linnemann og fortsetter:
“Samtidig fungerer det som en sikkerhet for dem. Registreringene i Intempus kan nemlig brukes som dokumentasjon overfor de ulike avdelingene, hvis de ikke mener det blir brukt nok tid på dem.”
Og så har skiftet til Intempus betydd tidsbesparelse hver måned for Christina Lyneborg Linnemann.
“Nå tar det meg bare en halv dag å lage lønn i stedet for en hel arbeidsdag, slik det var tidligere. Jeg kan hente det jeg trenger direkte fra Intempus uten å måtte rote gjennom 50 forskjellige Excel-ark,” – Christina Lyneborg Linnemann, regnskapsassistent hos Hasseris Boligselskab.
Hos Hasseris Boligselskab er både ledelse og medarbejdere glade for brugen af Intempus og de muligheder, det medfører.
De har fått et verktøy for å sikre at alt følger de ulike overenskomstene, og som samtidig gir oversikt for administrasjonen og medarbeiderne.
Christina Lyneborg Linnemann mener imidlertid også at man må være bevisst på sine behov før man tar i bruk et nytt system.
“Man må vite hva man skal bruke systemet til, og hva man ønsker å få ut av det. For eksempel hvilke statistikker man vil bruke etterpå. Og så må man være skarp i sine avtaler. Det er enklest å gjøre det riktig fra starten,” avslutter hun.
Har du lyst til å lese mer om hva Intempus kan gjøre for din virksomhet i eiendomsadministrasjonsbransjen? Les mer Her.
