For fire år siden valgte Tholstrup Rådgivende Ingeniører å integrere Intempus i selskapet for å gjøre det enklere å holde oversikt over interne og eksterne konsulenttimer. I dag hjelper tidsregistreringssystemet den administrative lederen, Philina Tholstrup, med å holde full oversikt over fakturerbare timer, samtidig som det gjør tidsregistreringen mer håndterbar for konsulentene.
Hos Tholstrup Rådgivende Ingeniører har de jobbet med byggherrerådgivning og idriftsettelse i mange år. Med kvalitet, tid og økonomi i høysetet gir de hver dag råd om store byggeprosjekter for å sikre at hvert bygg oppfyller suksesskriteriene til alle parter. Som et selskap som jobber på timebasis for andre kunder i byggebransjen, var det ifølge deres administrative leder, Philina Tholstrup, viktig å ha et system som kunne holde styr på konsulenttimene og sikre nøyaktig fakturering. Derfor valgte de å samarbeide med Intempus kort tid etter at selskapet startet opp for fem år siden.
“Tjenesten vår er timene våre. Derfor var det nødvendig å implementere et timeregistreringssystem slik at konsulentene kunne registrere timene sine på en nøyaktig og oversiktlig måte, og slik at jeg kunne få en oversikt over hvor mye arbeid som er utført på en kunde i en bestemt periode og fakturere kundene på grunnlag av dette. Vi valgte Intempus” - Philina Tholstrup, administrativ leder hos Tholstrup Rådgivende Ingeniører.
Fra lavpraksis til automatisert system
Før Tholstrup Rådgivende Ingeniører fikk Intempus, håndterte de administrative oppgaver via Excel, men etter hvert som selskapet vokste fra 2 til 3 og senere 8 ansatte, ble det klart for Philina Tholstrup at det var behov for et mer håndterbart og automatisert system. I dag har de en integrasjon til e-conomic, noe som ifølge Philina Tholstrup forenkler alle deler av regnskaps- og faktureringsprosessen.
“Integrasjonen mellom Intempus og e-conomic er utmerket. Det er enkelt, og jeg kan hente ut all relevant informasjon og alle rapporter jeg trenger. Sammenlignet med Excel er det en stor forskjell” - Philina Tholstrup, administrativ leder hos Tholstrup Rådgivende Ingeniører.
For de ansatte har det også vært enkelt å la Intempus bli en naturlig del av arbeidsdagen. Etter hvert som arbeidsstokken har vokst, har de innført systemet én etter én, og resultatet er at alle konsulentene nå bruker systemet uten problemer.
Støtte er avgjørende
For Philina Tholstrup har målet aldri vært å få et “stort, forkrommet system som kan gjøre tusen ting”. I stedet setter hun pris på den enkle og greie løsningen som kan oppfylle alle bedriftens behov på en helt ukomplisert måte. Samtidig ser hun den personlige støtten som den avgjørende faktoren for et tidsregistreringssystem som fungerer.
“Uansett hvilket spørsmål jeg ringer om, får jeg et godt svar. Og det er spesielt viktig for meg, for jeg er av den gammeldagse typen som ikke liker videoveiledninger. Jeg vil mye heller ha personlig kontakt. Og Intempus har alltid svart på en måte som ikke får meg til å føle at det var et ”dumt” spørsmål. De har virkelig noe spesielt med kundestøtten sin, sier Philina Tholstrup.
Hvis hun for eksempel trenger å hente ut større og mer komplekse rapporter og data fra systemet, eller hvis hun har spørsmål om noe mer teknisk, nøler ikke Philina med å ringe kundestøtte for å få veiledning på stedet.
“Jeg er ingen IT-nerd, så jeg har behov for å kunne ringe inn til et supportsenter hvor det ikke sitter 300 mennesker, hvor du bare er et nummer i køen og får et standardsvar. Med Intempus har jeg følt meg hjulpet fra første stund på en supergod måte”, forklarer Philina Tholstrup.
Selv om det for øyeblikket er administrasjon av fakturerbare timer som er det selskapet primært bruker Intempus til, er Philina ikke fremmed for tanken om å ta i bruk flere av Intempus’ funksjoner i fremtiden, for eksempel hvis selskapet fortsetter å vokse:
“Akkurat nå kan Intempus gjøre alt jeg trenger, men hvis vi fortsetter å vokse, kan det hende vi får behov for flere funksjoner på et senere tidspunkt”, avslutter Philina Tholstrup.
