For LL Transport og Entreprenør var overgangen til Intempus en naturlig del av den strategiske planen som skulle forme selskapet i fremtiden. Siden da har de erfart hvordan Intempus med e-conomic sikrer struktur, oversikt og bedre nattesøvn for eieren.
“Intempus gjør hverdagen vår enklere” - Kjeld Hedegård Nielsen, eier av LL Transport og Entreprenør Aps
Slik oppsummerer Kjeld Hedegård Nielsen betydningen av Intempus for selskapet LL Transport og Entreprenør. Selskapet, som ligger i Pandrup på Nordjylland, har 22 ansatte.
Nettopp på grunn av den store gruppen medarbeidere var Kjeld Hedegård Nielsen for en håndfull år siden på utkikk etter et system som kunne erstatte de fysiske timelistene.
“Hver måned førte vi timene manuelt inn i et Excel-regneark. Det var for tungvint og tidkrevende”, sier han.
For LL Transport og Entreprenør var ønsket om et digitalt tidsregistreringssystem et resultat av den strategiske planen selskapet lagde for fem år siden.
“I strategiplanen vår bestemte vi oss for at administrasjon var noe vi måtte være oppmerksomme på, slik at vi ikke hadde mer administrasjon enn nødvendig. Vi ønsket å vokse, men vi ville ikke at det skulle bety en enorm administrasjon. Derfor måtte vi finne et system som kunne gjøre det enklere, men også et system som kunne vokse med oppgaven”, sier Kjeld Hedegård Nielsen.
Den riktige løsningen
Kjeld Hedegård Nielsen og LL Transport og Entreprenør fant systemet i Intempus.
Selskapets eksterne revisor hadde vært på kurs, hørt om Intempus og visste derfor hvilket program som var det rette for LL Transport og Entreprenør. Kjeld Hedegård Nielsen stoppet dermed jakten på programmet som kunne hjelpe dem i kampen mot eskalerende administrasjonstimer.
“Når noen du kjenner anbefaler et produkt som fungerer, er det ingen grunn til å lete lenger”, sier Kjeld Hedegård Nielsen om valget av Intempus.
Samtidig opplevde Kjeld Hedegård Nielsen at medarbeiderne tok godt imot systemet fra første dag.
“Våre ansatte er ikke typiske datanerder. Derfor er det viktig at det føles logisk og intuitivt. Intempus har et enkelt brukergrensesnitt og et oppsett der det er nesten uendelige muligheter for hvilke løsninger man kan lage, sier han og forklarer at muligheten til å skreddersy har vært ekstremt viktig for dem.”
Mer søvn og mindre unødvendig arbeid
I litt over tre år har LL Transport og Entreprenør brukt Intempus til å holde styr på de daglige administrative oppgavene. Og Kjeld Hedegård Nielsen kan tydelig se at Intempus gjør en forskjell:
“Vi får mye ro og trygghet i arbeidsprosessen. Risikoen for at vi glemmer noe, er ikke på langt nær så stor som hvis du har en bunke papir. Vi får rett og slett informasjonen raskere, slik at vi kan få betalt og fakturert”, sier han. Han sier også at det gir mer åpenhet.
“Vi kan måle effektiviteten ved å gå over til Intempus. Saksbehandlingen går raskere fordi man ikke lenger trenger å vente på timelister, som man først får uken etter. Når oppgavene er fullført, kan vi fakturere umiddelbart. Det styrker også likviditeten vår.” - Kjeld Hedegård Nielsen, eier av LL Transport og Entreprenør Aps
For Kjeld Hedegård Nielsen var det også viktig at Intempus kunne bidra til å gjøre hverdagen enklere. Han opplever at Intempus ikke bare gjør ting enklere for ansatte og regnskapsførere, men også for ham selv som eier.
“Jeg får frigjort den tiden jeg ellers ville brukt på å kontrollere ugjennomsiktige arbeidssedler. Nå kan jeg bruke mer tid på kundene i stedet for å bruke all tiden min på administrasjon. Det betyr også at jeg kan bruke nattetimene på å sove i stedet for å sjekke følgesedler”, sier han.
Fra manuelle til automatiserte prosesser
Kjeld Hedegård Nielsen opplever også hvordan muligheten for integrasjon mellom Intempus og Dataløn og e-conomic gjør arbeidet enklere ved å sikre færre manuelle koblinger. Samtidig gjør de raske oppdateringene at det ikke tar mange sekundene før ny informasjon er overført fra det ene systemet til det andre. Systemet er pålitelig, som Kjeld Hedegård Nielsen kaller det.
Han mener derfor at det ikke er noen grunn til bekymring eller skepsis for bedrifter som vurderer om de skal gå over til Intempus.
“De kan trygt begynne å bruke den. De vil oppleve at hverdagen blir mye enklere”, sier Kjeld Hedegård Nielsen.
Han mener at Intempus har bidratt til å endre måten de jobber på i LL Transport og Bygg.
“I stedet for å utvide administrasjonen etter hvert som vi vokste, har Intempus fått oss til å jobbe ‘smartere’ og ikke ‘hardere’”, - Kjeld Hedegård Nielsen, eier av LL Transport og Entreprenør Aps.
