Malmos A/S startet i begynnelsen av 2014 en ambisiøs plan som skulle digitalisere alle selskapets arbeidsprosesser. En av de høyeste prioriteringene for anleggsgartneren fra Vest-Sjælland ble å få kontroll på firmaets mandtimer ved hjelp av mobil timeregistrering.
62 år gammel. 80 ansatte på lønningslisten. Og en tidoblet årsomsetning fra 15 til 150 millioner DKK i løpet av de siste 10-15 årene. En vekst som stilte nye krav til den interne organisasjonen i Malmos A/S. Derfor ble prosjektet ”Digitale Malmos” lansert i starten av 2014.
Arbeidsprosessene blir transformert til en IT-strategi
Prosjektet ”Digitale Malmos” fokuserte på hele prosessen fra tilbudsgivning og fakturering til timeregistrering og lønn til de ansatte. For å bevare strukturen og styringen i prosjektet ansatte de Michael Gøthche som økonomi- og IT-sjef.
”Jeg startet for 1 ½ år siden. Før jeg startet, hadde jeg satt av én dag hvor vi samlet alle kontorfolkene. Her så vi på hvilke IT-systemer vi hadde, og hva kommende systemer skulle kunne,” forklarer Michael Gøthche.
Tidsregistrering stod øverst på ønskelisten
Da IT-strategien var lagt, besøgte Michael Gøtche Dansk Byggeris IT-messe. Det var her, Michael Gøtche tog en beslutning om, at timeregistrering stod øverst på ønskelisten.
“Jeg ønsket en løsning som var enkel for brukerne, og som var holdbar i lengden, spesielt for mine ansatte, som skulle bruke systemet. Det var en av de store tankene ved utvelgelsen. Ellers visste jeg at det ville bli vanskelig å selge ideen om å erstatte papirlapper med elektronisk timeregistrering til medarbeiderne,” sier Micheal Gøtche.
En standardløsning med mulighet for tilpasning
I tillegg la Michael Gøthche vekt på at Malmos A/S skulle forsøke å holde seg til en standardløsning. Dette ville gjøre innkjøpet billigere og ikke minst tryggere, fordi løsningen garantert var mer gjennomprøvd.
“Selv om Intempus i utgangspunktet var en standardløsning, har vi hatt mulighet til å sette vårt preg så markant på Intempus at det har blitt en integrert Malmos-løsning” – Micheal Gøtche, økonomi- og IT-sjef hos Malmos A/S
15 medarbeidere testet appen
Da Intempus skulle integreres i den 80 mann store bedriften, bestod første skritt i å få prøvekjørt systemet av noen få medarbeidere. Etter et fellesmøte meldte 15 frivillige i alderen 20-40 år seg raskt på.
“Vi valgte å bruke fem minutter på å presentere Intempus under høstsamlingen vår, der alle ansatte samles og får mye informasjon om de enkelte funksjonene i Malmos. Så henviste vi til en lapp de kunne skrive seg på hvis de ønsket å være ambassadører,” forteller Michael Gøthche.
Små, løbende endringer gjorde systemet bedre
Testpersonene brukte Intempus i tre måneder. Dette ga mulighet for noen løpende tilpasninger, slik at produktet ble tilpasset medarbeidernes arbeidsprosesser.
“Det som er så gunstig med Intempus, er at måten det er satt opp på, gjør det veldig enkelt å gjøre små justeringer. Da ambassadørene startet, fikk de en kort brukermanual av meg, hvor de mest grunnleggende funksjonene om tidsregistrering, kjøring, maskiner, tillegg og diett var beskrevet. De hadde stort sett ingen spørsmål etterpå,” avslutter Michael Gøthche.
Den 20. februar 2015 begynte alle Malmos’ ansatte å rapportere timene sine på mobilen. Frem til 1. juli 2015 er det allerede blitt til 13 794 registreringer i Intempus.
