Oversiktlig, digital administrasjon

NPC Malerfirma ApS har vært digital siden starten i 2005. I dag håndteres blant annet timeregistrering og prosjektstyring gjennom IT, noe som har gjort manuell inntasting overflødig og sikret god dokumentasjon overfor kunden.

Da René Lohpehre startet som selvstendig maler i 2005, var visjonen for den administrative delen av virksomheten klar. Den skulle forløpe elektronisk. Og den skulle løpende effektiviseres.

To år senere fikk René Lohpehre sine første ansatte. Plutselig var det flere timer, fakturaer og lønnsslipper å holde orden på, noe som gjorde behovet for en oversiktlig administrasjon enda større. Derfor valgte han å oppgradere sin tids- og prosjektstyring.

“Årsaken til at vi velger å kjøre timeregistrering digitalt, er mengden av ressurser vi sparer på det. Det er jo som regel min tid som spares, fordi det er meg som sitter med det administrative.” – René Lohpehre, Eier av NPC Malerfirma

Nem dokumentasjon for kunden

”Vi har stort sett alltid kjørt med digital tidsregistrering i min bedrift. Enten har det vært på e-post, på telefon eller via direkte innlegging i diverse prosjektprogrammer. Vi har faktisk aldri brukt fysiske timelister,” forteller eier René Lohpehre.

Da NPC Malerfirma begynte å bruke e-conomic, støtte René på Intempus. Kort tid etter begynte svennene å registrere arbeidet sitt på farten.

”Det er to grunner til at jeg bruker mobil timeregistrering. Den ene grunnen er at det er lett å dokumentere overfor kunden hva man har brukt tiden sin på. Den andre er at det kan spare litt administrativ tid”, forklarer René Lohpehre.

Slipp for manuel inntasting

Nettopp tid er en viktig faktor, når man som bedriftseier skal håndtere mange forskjellige oppgaver i løpet av en arbeidsdag. Derfor gjør det en verden til forskjell for René, at svennene registrerer tiden sin på farten, fremfor at han taster timene inn manuelt.

”Årsaken til at vi velger å kjøre det digitalt, er mengden av ressurser vi sparer ved det. Det er jo som regel min tid som spares, fordi det er meg som sitter med det administrative. Og det er bare enklere at mine folk ute på plassen taster inn timene, slik at jeg bare skal godkjenne deres innrapporteringer,” utdyper han.

Svennene har ansvaret

Det gir også mindre bryderi for René, at de svenske ansatte selv er ansvarlige for å registrere nøyaktig og til rett tid. Det gir færre diskusjoner når lønnen skal utbetales.

”Hvis det skulle oppstå en feil i innberetningene, er det mye bedre at det er medarbeiderne som har tastet timene inn, fremfor at det er meg. Da hviler ansvaret for å taste riktig nemlig først og fremst på deres skuldre,” fremhever René Lohpehre.

Bedre til å gi tilbud

En stor del av arbeidet i malerbransjen foregår på tilbud. Hvis man ikke har noen idé om hvor mange timer man bruker på hver enkelt oppgave, kan tilbudsgivningen ifølge René Lohpehre lett basere seg på tilfeldige, utdaterte vurderinger.

”Intempus fungerer først og fremst som et viktig, internt digitalt prosjektstyringsverktøy, som gir en god oversikt over hvor mange timer vi bruker på de enkelte saker. Det gjør meg bedre i stand til å gi tilbud,” avslutter han.