Med 22 ansatte og 3 ejendomme kunne den administrative byrde hurtigt vokse sig stor og tidskrævende, men hos Prima Svin bruger direktør Thomas Søby Carstensen kun 3 timer om måneden på at godkende sine medarbejderes arbejdstid. All registrering av arbeidstid foregår nemlig digitalt i Intempus’ tidsregistreringssystem ute i fjøset.

I Ølstrup, i nærheten av Ringkøbing, ligger den danske svineprodusenten Prima Svin A/S. Selskapet ble startet i 2017 av kompanjonene Torben Poulsen og Thomas Søby Carstensen, som i dag eier 50 % hver av selskapet. 

Til tross for den unge alder, har virksomheten allerede gått fra en produksjon på ca. 1600 søyer til en produksjon på 4600 søyer, 180 000 smågriser og 8000 slaktegriser, samtidig som virksomheten i dag har en fôrfabrikk for eget forbruk. I desember 2020 ble virksomheten utvidet med tre eiendommer, og i den forbindelse oppstod behovet for et nytt tidsregistreringssystem som kunne håndtere den nye virksomhetsstørrelsen med både flere lokasjoner og en tredobling av medarbeiderne.   

Større virksomhed, nye behov

Med den nye utvidelsen trengte Prima Svin en løsning der de kunne bevare oversikten over de ansattes komme og gå, samt enkelt ha tilgang til de ansattes innrapporteringer uten å fysisk måtte være til stede på alle tre steder. 

Og det var her Intempus’ Terminal med registrering av ankomst/avgang kunne dekke dette behovet. 

Med Intempus’ skybaserte timeregistrering kunne svineprodusenten enkelt få tilgang til alle innrapporteringer uansett hvor han befant seg, og dermed slippe å måtte hente dataen lokalt på datamaskinen på de ulike eiendommene. Samtidig var det også mulig å se i sanntid hvilke medarbeidere som hadde sjekket inn og hvilke som hadde sjekket ut, og på den måten kunne oversikten over medarbeidernes aktivitet lett bevares. 

Et system tilpasset både arbeidsgiver og medarbeider

Etter et kort implementeringsforløp med Intempus, der bedriften fikk satt opp en løsning som passet til deres arbeidsprosesser, fikk Thomas Søby Carstensen rullet det stille og rolig inn blant sine medarbeidere, slik at overgangen fra det gamle systemet til det nye ble så enkel som mulig. 

Med hjelp fra Terra Connect, som leverer maskinvare til landbruksvirksomheter, fikk Prima Svin A/S satt opp fysiske terminaler på sine tre lokasjoner, slik at medarbeiderne enkelt kunne sjekke inn på stedet når de startet arbeidet og sjekke ut når det var pause eller arbeidsdagen var ferdig. 

På den måten sikret Thomas Søby Carstensen at de ansattes arbeidstid alltid ble registrert korrekt:

“Man får lønn når man er i stallen, og man får ikke lønn når man ikke er i stallen.

Og med all bevegelse registrert direkte i systemet, oppstår det ikke lenger uoverensstemmelser rundt arbeidstid. 

3 timers administrasjon i måneden

Som i mange mindre virksomheder, er det direktøren, Thomas, som sitter med det administrative arbeidet. Heldigvis gjør den digitale timeregistreringen at administrasjonsarbeidet ikke blir for tungt og tidkrevende. Faktisk krever det bare 3 timer i måneden for Thomas Søby Carstensen å bli ferdig med medarbeidernes innrapporteringer.

“Med Intempus bruker jeg ca. 3 timer hver måned på å godkjenne og eventuelt rette i registreringene, og deretter får medarbeiderne hver sin oversikt over sine egne innrapporteringer,” sier Thomas Søby Carstensen.