Hos vikarbyrået Sjællands Vikarservice har de erfart hvordan overgangen til Intempus har fjernet det kaoset som tidligere eksisterte ved innsending av timelister. En endring som sparer både tid og frustrasjon.

Selv om regneark, bøker og kalendere ikke er en ukjent vitenskap for regnskapsførere, er Anne-Marie Olsen glad for at arbeidsflyten er strømlinjeformet siden hun er enkeltmannsforetak.

Det er mye å holde styr på når mellom 40 og 80 vikarer sender inn timelister for arbeidet de har utført for et stort antall bedrifter. Men den oppgaven har nå blitt enklere hos Sjællands Vikarservice etter at de begynte å implementere Intempus i små skritt sommeren 2018.

Ønsket om å innføre en digital timeliste var basert på frustrasjonene som både regnskapsførere og vikarer opplevde i forbindelse med timeregistreringen, forteller administrerende direktør Michael Joensen:

“Vikarene våre begynte å ta bilder av timelistene og sende dem inn via e-post. Timelistene ble mer og mer rotete, og det tok lengre og lengre tid for oss å utføre lønnsutbetalinger og fakturering.”

Ifølge Michael Joensen brukte de i gjennomsnitt 25 timer i uken på å legge inn informasjonen fra timelistene de mottok manuelt i et Excel-regneark for å organisere lønn og fakturering.

Fleksibilitetens tiltrekningskraft

Da Michael Joensen hørte om Intempus og systemets muligheter, følte han umiddelbart at det ville passe godt for dem som selskap.

“Det finnes mange polerte systemer der ute, men Intempus er enkelt å bruke. Samtidig kan vi få gjort tilpasninger som passer oss hvis det er noe spesielt vi ønsker.” - Michael Joensen, direktør i Sjællands Vikarservice

De begynte å bruke Intempus sommeren 2018, men det hadde tatt dem nesten to år å komme dit. Michael Joensen hadde ventet med å ta det i bruk fordi han fryktet en vanskelig implementering.

“Men det viste seg å være vanvittig enkelt å komme i gang, for det er et veldig brukervennlig system, og det har definitivt vært viktig for oss. Jeg trodde vi skulle bruke mye tid på å lage sakene, men det har ikke vært tilfelle,” sier han og forklarer at de bare har hatt noen få utfordringer med å komme i gang:

“Hvis det var noe vi ikke helt fant ut av, kunne vi ringe inn og få veiledning. Intempus har vært ekstremt serviceorienterte og fulgt opp problemer,” sier han.

Stor innvirkning for selskapet med digitale timelister

Michael Joensen mener at Intempus har hatt stor innvirkning på de endringene de ser nå, seks måneder senere.

“Kaoset som tidligere omgav timelister, eksisterer ikke på samme måte lenger. Samtidig kan vi også stole bedre på de timelistene vi har. Hver dag er vikarene nødt til å ta stilling til når de kom, hvor lenge de tok pause og når de sluttet igjen. Det gjør det mye mer nøyaktig,” sier Michael Joensen.

Og det er vikarene som har tatt systemet til seg. Vikarer som tidligere ikke leverte timelister eller registrerte arbeidstiden sin, går nå inn hver dag og legger inn arbeidstiden sin, sier Michael Joensen.

“Selv vikarene som tidligere slet med timelister, roser det. Alle vikarene sier ’wow, for et flott system’. Etter en fem minutters introduksjon var alle i gang, fordi det er så vanvittig enkelt å bruke”, sier han.

Integrasjon forenkler arbeidsflyten

For Sjællands Vikarservice og Michael Joensen var prikken over i-en at de fikk integrasjon til Dataløn og e-conomic inkludert i pakken.

“Muligheten for integrasjon med e-conomic og Dataløn var en av grunnene til at vi valgte Intempus. Integrasjonen med Dataløn gjør at lønnskjøringen nå er mye enklere å gjennomføre. Samtidig sparer samspillet mellom Intempus og e-conomic oss for mye vedlikehold av kunder og vikarer sammenlignet med å starte opp på andre plattformer, sier han.

Og Michael Joensen har ett råd til dem som vurderer å implementere Intempus:

“Ring Intempus og ta et møte. Da ser du hvordan det fungerer, for du får en demonstrasjon. Det gjør det mye mer overkommelig, og man innser at det slett ikke er vanskelig å komme i gang." - Michael Joensen, direktør i Sjællands Vikarservice