Suveren sparte papir til fordel for mobil timeregistrering. Til gjengjeld fikk rengjøringsfirmaet finpusset den daglige kommunikasjonen, spesielt mot sine internasjonale ansatte. Det ga tid til flere kunder – og råd til flere ansatte.
Peter Nielsen, administrerende direktør i Suveren, brukte alt for store deler av arbeidsuken sin på å instruere sine ansatte over telefon og holde styr på timelistene deres.
Men i juni 2014 skulle det være slutt på den overflødige kommunikasjonen. Nye metoder var nødvendige for å effektivisere administrasjonen og vekste forretningen. Derfor inngikk Suveren et samarbeid med Intempus.
“Vi har fått et stort overblikk og kan følge med i medarbeidernes arbeid fra dag til dag, slik at vi kan få lukket saker og fakturere på samme dag.” – Peter Nielsen, administrerende direktør i Suveren
Sparer 20 kontortimer i uken med mobil timeregistrering
Valget falt på Intempus, fordi det både var skreddersydd Suverens behov for timeregistrering og kunne integreres med e-conomic.
“Det har virkelig vært et effektivt verktøy for oss. Jeg ville nok ikke engang lyve hvis jeg sa at jeg har spart 20 kontortimer i uken. Det ligger i hvert fall deromkring,” forteller Peter Nielsen og utdyper:
“Før brukte vi mye tid og energi på all papirarbeidet. Man risikerte ofte å fakturere kunden for lite fordi man fikk timelistene for sent.”
Med det nyfunne overskud kom det også mye vekst. På et års tid gikk Suveren fra 15 til 43 ansatte, samtidig som omsetningen steg markant. Det har bare gjort behovet for mobil tidsregistrering enda tydeligere.
Siden introduksjonen har medarbeiderne i Suveren vært flittige til å bruke Intempus på daglig basis. I de første fem månedene av 2015 har de laget 5600 innberetninger. Det tilsvarer 1120 registreringer i måneden og 52 om dagen.
“Jeg kan merke en kjempeforskjell, fordi vi registrerer mer presist og får med alle timene. Vi har fått et kjempeoversikt og kan følge med i medarbeidernes arbeid fra dag til dag, slik at vi kan lukke sakene og fakturere samme dag,” sier Peter Nielsen.
Nøyaktige arbeidsbeskrivelser har gitt færre misforståelser
Spesielt selskapets utenlandske arbeidstakere har hatt glede av den nye kommunikasjonsformen. Selv om alle går på språkskole og kontinuerlig lærer å snakke dansk, har appen minimert misforståelsene mellom kontoret og de reisende medarbeiderne.
“Når jeg oppretter prosjekter, skriver jeg ofte en kort, presis kommentar til saken. Deretter sender jeg en SMS med prosjektnummeret til medarbeiderne som skal ut på oppgaven, slik at de selv kan se hvor de skal jobbe og hva de skal gjøre. Det sparer både dem og meg for mange unødvendige telefonsamtaler,” avslutter Peter Nielsen.
