Hos VAM A/S måtte de tenke i digitale baner da de for litt over et år siden skulle diskutere hvordan de best forbereder virksomheten for fremtiden. Dermed ble Intempus og Inspectly en naturlig del av deres nye digitale strategi. Det sparer dem tid og gir mer fornøyde kunder.

Med 66 år bak seg, 155 ansatte og kåringen som Årets Arbeidsplass fra 3F i 2014, er entreprenørselskapet VAM A/S en veletablert og stabil bedrift med fokus på utvikling. Men av og til krever det litt ekstra for å sikre at man også i fremtiden er i front. 

Derfor har VAM de seneste år sat gang i en digital strategi og utforsket de mange digitale muligheter som kan bidra til å gjøre arbeidet mer effektivt, oversiktlig og tidsbesparende. 

Netop ønsket om effektivisering og optimering er en af årsagerne til, at VAM i mai 2018 begynte å bruke Intempus og deres digitale timeregistreringssystem. 

“Vi hadde et mål om å bli mer digitale, og vi så timeføring som en naturlig del av selskapets digitaliseringsprosess”, forteller Jesper Vang, som er kvalitets-, miljø- og HMS-leder i VAM. 

Kort tid etter ble VAM Inspectly tatt i bruk, og begge systemene sto i skarp kontrast til måten selskapet tidligere hadde håndtert timeregistrering og kvalitetssikring på. Tidligere foregikk nemlig tidsregistrering på papir eller i Excel, og deretter måtte tidsregistreringene, maskiner, kjøring og så videre tastes inn igjen. 

Det betyr ifølge Jesper Vang at implementeringen av Intempus har spart VAM for en arbeidsgang.  

Digital integrasjon sparer tid

En av de store årsakene til at VAM valgte Intempus og Inspectly etter å ha undersøkt markedet for digitale løsninger for tidsregistrering og kvalitetssikring, var at selskapet ønsket systemer som kunne dele data. Det kunne Intempus og Inspectly, og det betydde at det ikke skulle en tredjepart inn over for å utvikle en integrasjon. Det var både ressursmessig og økonomisk fordelaktig for VAM. 

At systemene kan integreres med hverandre, men også med andre systemer, gjør at VAM slipper å opprette saker i alle programmer. I stedet kan de opprette saken ett sted, og så er den automatisk i alle systemer. 

“Integrasjonen sparer oss for utrolig mye tid. Ofte må en medarbeider bruke et saksnummer med en gang, og da nytter det ikke at vi først må få det opprettet i alle systemene. Integrasjonen gjør at våre medarbeidere kommer raskere i gang med arbeidet” – Jesper Vang, leder for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø hos VAM A/S.

Systemer som er enkle å bruke

I tillegg til integrasjonen var den høye brukervennligheten i Intempus’ system også viktig for VAMs valg av system, forteller Jesper Vang: 

“Appens oppbygning minner om måten vi registrerte timene på i papirformat, noe som gjør det enklere for medarbeiderne. Appen har et moderne uttrykk og er enkel å bruke. Samtidig trengte vi et system der vi kunne registrere maskinene inn på de enkelte prosjektene. En mulighet som Intempus ga.”. 

Likeledes var digitaliseringen av virksomhetens kvalitetssikring en nødvendighet. 

Digitalisering av virksomhetens kvalitetssikring sikrer stabile arbeidsprosesser hele veien rundt. VAMs utførende medarbeidere kan nå dokumentere direkte på mobile enheter. Prosjektlederne kan følge med kontinuerlig, da alt skjer i sanntid. Dette sikrer at det er enkelt å bruke, samtidig som det frigjør mer tid til andre oppgaver.

Inspectlys fleksible system har gjort at VAM har utvidet sine digitale arbeidsprosesser til andre områder; mangellister, tilsynsnnotater og serviceinspeksjoner. Dette gjelder også hendelser, sikkerhetsrunder, risikovurderinger og revisjoner. 

I tillegg til at systemene gir mer valide tall, har spesielt digitaliseringen av kvalitetssikring ved hjelp av iKontrol gjort det enklere å holde tritt med kundenes økende forventninger til kvalitet og levering av dokumentasjon.

Medarbeidere sparer tid

Medarbeiderne i VAM har også tatt systemet til seg. Jonas Taasti er anleggsstruktør i selskapet, og han var svært positiv da ledelsen i fjor presenterte Intempus og iKontrol for medarbeiderne. 

“Jeg tenkte at tiden var inne. Som selskap er vi jo nødt til å følge med tiden og gjøre arbeidsprosessene så enkle som mulig. Teknologien er der for å hjelpe oss – og det føler jeg den gjør”.  

Det er særligt på tiden, Jonas Taasti mærker forskellen: 

“Det har forenklet min hverdag, og jeg sparer hver dag tid på at slippe for at notere på papir, aflevere sedler osv. Jeg kommer ikke længere ud for, at en tegning er blevet våd af regn og ikke længere kan læses” – Jonas Taasti, anleggsarbeider hos VAM A/S

“Jeg har alt samlet digitalt, og det gir en trygghet for at så lenge jeg har telefonen min med, har jeg alt jeg trenger”, sier Jonas Taasti. 

Digitalisering er en nødvendighed

Hos VAM vet de godt at digitale løsninger er en forutsetning for å kunne følge med utviklingen i bransjen og være med i front. Derfor fortsetter de med å optimalisere og digitalisere alle arbeidsprosesser der det gir mening å digitalisere. 

“Det er alltid en investering når vi innfører et nytt digitalt system, og det går en del timer med å få systemet opp og kjøre. Deretter høster vi også fruktene av å ha et system som i stor grad er selvgående”, forteller Jesper Vang. 

For VAM er digitalisering av arbeidsprosesser en nødvendig utvikling, som underveis også er utrolig lærerik. Jesper Vang har også et godt råd til bedrifter som vurderer flere digitale løsninger:

“Det letter prosessen hvis man som bedrift kjenner sine behov, før man begynner å søke etter og implementere et nytt digitalt system,” sier Jesper Vang og avslutter:

For oss skaper systemer som Intempus og iKontrol en sikkerhet for at vi har kontroll på tidsregistrering og kvalitetssikring. Det skaper overskudd i hverdagen blant våre timelønnede, ledere og for våre kunder” – Jesper Vang, leder for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø hos VAM A/S.