De fleste virksomheter har for lengst digitalisert sentrale deler av administrasjonen. Lønn håndteres i ett system, økonomi i et annet, prosjekter i et tredje og tidsregistrering kanskje i et fjerde.
Derfor er spørsmålet sjeldent om bedriften har de riktige digitale verktøyene. Det interessante er snarere hvordan data beveger seg mellom systemene.
Et systemlandskap kan bestå av gode løsninger og likevel skape unødvendig manuelt arbeid hvis medarbeiderne må eksportere filer, kontrollere opplysninger og legge inn data på nytt for å få prosessene til å henge sammen.
Det er her, integrasjoner får sin reelle verdi.
Tidsregistrering er ofte starten på flere prosesser
Tidsregistrering er et godt eksempel, fordi de samme data typisk har betydning for flere deler av virksomheten.
Registrerte timer kan påvirke lønn og tillegg, danne grunnlag for fakturering, inngå i projektøkonomien og brukes til å følge ressurserbruk og lønnsomhet. Samtidig kan opplysninger fra eksempelvis GPS- og flåtestyring brukes til å støtte selve tidsregistreringen.
Tidsdata beveger seg altså ikke nødvendigvis bare i én retning.
Data fra andre systemer kan gjøre tidsregistreringen mer presis og automatisert, mens de ferdige registreringene deretter kan sendes videre til lønns-, økonomi-, prosjekt- og ERP-systemer.
Det gjør tidsregistreringen til en del av et større dataflyt fremfor en isolert administrativ funksjon.
En integrasjon fjerner ikke nødvendigvis en prosess
At to systemer er integrert, betyr ikke automatisk at arbeidsgangen har blitt bedre.
Det avgjørende er, hvilke data som flyttes, når de flyttes, og på hvilket stadium i prosessen de ansatte fortsatt skal ta beslutninger.
Det kan for eksempel være gode grunner til at timer må godkjennes før de sendes videre til lønn eller fakturering. Målet bør derfor ikke nødvendigvis være å automatisere alle trinn.
Målet er å automatisere de trinnene der manuell håndtering ikke tilfører verdi.
Hvis en administrativ medarbeider hver uke eksporterer godkjente timer fra ett system og importerer nøyaktig de samme opplysningene til et annet, gir det sjelden særlig stor verdi å utføre dette manuelt.
Hvis medarbejderen derimot kontrollerer avvik, tillegg eller prosjektfordeling, kan den menneskelige vurderingen fortsatt være viktig.
En god integrering handler derfor like mye om å definere den riktige arbeidsgangen som å koble sammen to systemer.
Hvor skal dataene hentes fra?
Når flere systemer arbeider med de samme opplysningene, oppstår et annet viktig spørsmål: Hvilket system er utgangspunktet for de enkelte dataene?
Opplysninger om ansatte kan for eksempel finnes både i lønnssystemet, tidsregistreringssystemet og ERP-systemet. Prosjektdata kan finnes flere steder. Og hvis opplysningene vedlikeholdes manuelt i flere systemer, oppstår det en risiko for at det finnes ulike versjoner av de samme dataene.
Et sammenhengende systemlandskap krever derfor klare dataflyter.
Det skal fremgå tydelig hvor opplysningene opprettes og vedlikeholdes, hvilke systemer som mottar dem, og hva som skjer når noe endres.
Det reduserer ikke bare dobbeltregistrering. Det gjør også datagrunnlaget mer konsistent på tvers av virksomheten.
Automatiseringen starter før integrasjonen
Integrasjoner handler heller ikke bare om å videresende ferdige tidsregistreringer.
I moderne tidsregistreringssystemer kan automatiseringen begynde allerede før medarbejderen registrerer sin tid.
I Intempus kan blant annet historiske registreringer, GPS-data og annen relevant informasjon brukes til å foreslå tidsregistreringer. Medarbeideren får dermed et kvalifisert utgangspunkt som kan kontrolleres og aksepteres direkte i appen.
Med bilregistrering kan prosessen automatiseres ytterligere. Her oppretter systemet registreringene på forhånd, og den ansatte skal i hovedsak reagere når arbeidsdagen avviker fra det forventede.
Når de godkjente dataene deretter kan sendes videre til virksomhetens øvrige systemer, oppstår det en mer sammenhengende arbeidsflyt – fra dataene som ligger til grunn for tidsregistreringen, til systemene som senere bruker resultatet.
Det interessante er ikke antallet integrasjoner
Et stort antall integrasjoner er ikke et mål i seg selv.
Den relevante integrasjonen er den som eliminerer et manuelt mellomledd, forbedrer datakvaliteten eller forenkler en eksisterende prosess.
Derfor er det fornuftig å se på bedriftens systemlandskap som en helhet:
- Hvor blir de samme opplysningene registrert mer enn én gang?
- Hvor blir data eksporteret og importeret manuelt?
- Hvor oppstår det vanligvis feil eller behov for kontroll?
- Hvilket system bør ligge til grunn for de enkelte dataene?
- Hvilke trinn krever faktisk menneskelig vurdering – og hvilke gjør det ikke?
Svarene på disse spørsmålene sier ofte mer om bedriftens integrasjonsbehov enn en liste over systemene bedriften bruker.
Integrasjonene må passe inn i bedriftens systemlandskap
Det viktigste er derfor ikke å ha så mange integrasjoner som mulig, men å velge de integrasjonene som støtter bedriftens faktiske arbeidsprosesser.
Hos Intempus kan tidsregistrering integreres med en rekke lønns-, økonomi-, ERP- og flåtestyringssystemer. Formålet er ikke å erstatte systemene bedriften allerede har valgt, men å gjøre tidsregistreringen til en integrert del av det eksisterende systemlandskapet.
For den beste integrasjonen er ikke nødvendigvis den man legger merke til. Det er den som får data til å ende på riktig sted, uten at noen trenger å flytte dem manuelt.
Her kan du lese mer om integrasjonsmulighetene med Intempus.
