Siden arbeidsmiljøloven trådte i kraft 1. juli 2024, har flere bedrifter fått behov for digitale løsninger for registrering av arbeidstid. Samtidig har antallet tilgjengelige systemer vokst, noe som kan gjøre det vanskelig å vurdere hvilken løsning som passer best til bedriftens behov.
Et timeregistreringssystem bør ikke kun vurderes ut fra selve tidsregistreringen. Funksjoner, lovmessighet, integrasjoner, brukervennlighet og bransjetilpasning spiller en avgjørende rolle.
Denne guiden gjennomgår de viktigste kriteriene som bedrifter bør undersøke når de vurderer forskjellige løsninger for timeregistrering.
1. Er systemet i samsvar med dansk arbeidstidslov?
Det første kriterium er, om systemet understøtter de gjeldende krav til registrering av arbeidstid.
Etter arbeidsmiljøloven skal registreringen være objektiv, pålitelig og tilgjengelig. Virksomheten skal kunne dokumentere medarbeidernes daglige og ukentlige arbeidstid, og opplysningene skal lagres i minimum 5 år.
Et system bør derfor kunne håndtere:
- Registrering av arbeidstid for den enkelte medarbeider
- Dokumentasjon av historiske registreringer
- Tilgang til data ved behov
- Støtte til regler som 11-timers regelen og 48-timers regelen
Det er viktig å undersøke om systemet er tilpasset danske regler, da kravene kan variere fra land til land.
Les mer om de konkrete krav til registrering av arbeidstid.
2. Har systemet funksjoner for både medarbeidere og administratorer?
Et timeregistreringssystem skal fungere for både medarbeidere, som legger inn opplysninger, og administratorer, som skal kontrollere og bruke data.
Medarbeidere har typisk behov for en enkel måte å registrere arbeidstid på, mens administratorer trenger funksjoner for oversikt, godkjenning og rapportering.
Viktige funksjoner kan være:
- Mobil tilgang til registrering
- Administrasjonsoversikt
- Godkjenning av timer
- Korreksjon av feilregistreringer
- Rapportering av arbeidstid
Før valg av system bør virksomheten undersøke om både medarbeider- og administrasjonsdelen er dekket.
3. Kan systemet håndtere mer enn vanlig tidsregistrering?
Mange virksomheder har behov for å registrere mer enn bare arbeidstimer.
Avhengig av selskapets arbeidsflyt kan funksjoner som følgende være relevant:
- Fraværsregistrering
- Registrering av kjøring
- Prosjektregistrering
- Akkordregistrering
- Registrering av kunder eller oppdrag
- Rapportering til lønn og økonomi
Når flere typer registrering samles i samme løsning, kan det redusere manuelt arbeid og gjøre datagrunnlaget mer ensartet.
4. Hvilke integrasjoner støttes?
De fleste virksomheter bruker allerede systemer for eksempelvis lønn, regnskap eller prosjektstyring. Derfor er integrasjoner et viktig kriterium ved valg av timeregistreringssystem.
Undersøk blant annet:
- Hvilke lønnssystemer kan systemet integrere med
- Om integrasjonene er direkte eller krever ekstra løsninger
- Hvordan data overføres mellom systemene
- Om integrasjonene vedlikeholdes løpende
Gode integrasjoner kan redusere dobbeltregistrering og minimere risikoen for feil.
Les mer om integreringsmuligheter med Intempus.
5. Passer systemet til virksomhetens bransje?
Behovet for tidsregistrering avhenger ofte av selskapets bransje, arbeidsform og måten de ansatte utfører oppgavene sine på. Et system som fungerer bra i en kontorbasert virksomhet, dekker ikke nødvendigvis behovene i en virksomhet der de ansatte jobber ute hos kunder, på byggeplasser eller skifter lokasjon i løpet av dagen.
Når man vurderer et timeregistreringssystem, bør man derfor ikke bare se på de grunnleggende funksjonene, men også undersøke om systemet støtter de arbeidsflytene som er typiske for bransjen.
6. Hva er den totale kostnaden?
Ved sammenligning av timeregistreringssystemer bør man se på den totale prisen fremfor kun den månedlige prisen per bruker. De reelle kostnadene avhenger ofte av flere faktorer, inkludert antall brukere, valgte funksjoner, integrasjoner, oppsett og eventuell hjelp til implementering.
En løsning med en lav grunnpris kan bli dyrere dersom nødvendige funksjoner eller integrasjoner krever ekstra kostnader. Derfor bør man alltid vurdere den samlede prisen i forhold til selskapets behov og arbeidsprosessene som systemet skal støtte.
En grundig beregning gjør det lettere å sammenligne løsninger på et rettvisende grunnlag.
Les mer om Intempus’ prispakker.
7. Hvilken støtte tilbys?
Støtte er en viktig del av valget av et timeregistreringssystem, fordi en løsning bare skaper verdi hvis den fungerer i praksis for både medarbeidere og administrasjon.
Ved implementering av et nytt system kan det oppstå spørsmål om oppsett, brukerrettigheter, integrasjoner og daglig bruk. Derfor bør man undersøke hvilken hjelp som følger med, og om det er tilgang til veiledning når behovet oppstår.
Det er også relevant å vurdere om støtten passer til bedriftens behov. Noen bedrifter trenger hjelp til den første oppsettet, mens andre trenger løpende støtte når ansatte eller arbeidsprosesser endres.
En god supportløsning kan gjøre implementeringen enklere, redusere feilregistreringer og sikre at systemet blir brukt korrekt over tid.
Slik velger du riktig timeregistreringssystem i 2026
Valget av timeregistreringssystem avhenger av bedriftens størrelse, bransje og arbeidsflyten systemet skal støtte. Det viktigste er ikke nødvendigvis å velge løsningen med flest funksjoner, men å finne et system som oppfyller lovkravene, passer til medarbeidernes hverdag og kan integreres med bedriftens eksisterende prosesser.
Ved å vurdere kriterier som funksjonalitet, brukervennlighet, integrasjoner, pris og support blir det lettere å sammenligne løsninger og ta et valg på et opplyst grunnlag.
Vil du se, hvordan et moderne timeregistreringssystem kan passe inn i din bedrift? Prøv Intempus gratis i 14 dager og få en oversikt over funksjonene uten binding. Du kan også ringe oss for en uforpliktende prat på +45 26 390 400.
