Overvåking er nok et negativt ladet ord for de fleste. Mennesker ønsker å kunne være i fred. Men hvis man ellers ikke har noe å skjule, kan GPS-overvåking også være et enormt nyttig verktøy for å gjøre arbeidsdagen enklere og smartere. Derfor har Intempus nettopp lansert to nye GPS-baserte funksjoner. Men er det overvåking av de ansatte?
Hvordan ville du hatt det med at din arbeidsgiver alltid kan se på et kart hvor du er mens du er på jobb? Det er nok ganske individuelt og for øvrig tilfellet i mange yrker – for eksempel for buss- og taxisjåfører.
Intempus har i forbindelse med Intempus 2.0 netop lansert to nye funksjoner; GPS-sporing og geofencing. Så la oss ta en titt på dem før vi hopper tilbake til diskusjonen om overvåkning.
GPS-sporing
I Intempus 2.0 er det mulig for administratoren å åpne et kart der de ulike medarbeidernes posisjon kan leses av – også tilbake i tid. Funksjonen er oppbygd intelligent, slik at den kun sender posisjoner hvis medarbeideren beveger seg, og den fungerer kun hvis medarbeideren på den aktuelle innberetningen aktivt har trykket ‘Start GPS-tracking’.
Geofencing
Administrator kan på hver sak definere et geografisk område. Når medarbeideren befinner seg i dette området – og GPS-sporing er aktivert – vil Intempus automatisk registrere vedkommendes arbeidstid. Likeså avsluttes registreringen automatisk når medarbeideren forlater det aktuelle stedet. Etterfølgende foreslår Intempus på bakgrunn av de innsamlede dataene en innberetning, som medarbeideren så bare kan sveipe på for å godkjenne.
Hvorfor i det hele tatt GPS-sporing?
Som dette blogginnlegget også har tatt opp tidligere, kan mange arbeidsprosesser gjøres smartere og enklere ved bruk av GPS-sporing. Derfor har vi alliert oss med Intempus’ administrerende direktør og medgrunnlegger, Christophe Zafiryadis, for at vi virkelig skal forstå hvilke kundebehov som ligger bak de to nye funksjonene.
“Det har lenge vært en del av en større strategi å komme bort fra tidsregistrering. Det kan høres rart ut, og skal heller ikke forstås alt for bokstavelig. Men kundene skal ikke lenger registrere tiden selv – de skal bare bekrefte dataene som Intempus automatisk har samlet inn,” forteller Christophe Zafiryadis og legger til at spesielt muligheten for å få sikkerhet for at medarbeideren har vært på et bestemt geografisk sted, har vært et stort ønske blant kundene.
I tillegg har spesielt én bestemt yrkesgruppe vært til stor inspirasjon for arbeidet som har satt et markant preg på hverdagen i Intempus over lengre tid.
“En av de store inspirasjonskildene til vår geofencing-funksjon har vært de som utfører vintervedlikehold. Altså snørydding og salting. De har typisk et tosifret antall kunder på en natt, da hver oppgave ofte bare tar 10-20 minutter. Derfor er det en enorm fordel at de ikke trenger å søke mellom oppgavene sine, men bare får foreslått en ferdig innrapportering klar til godkjenning. De har også hatt et stort ønske om å kunne dokumentere kjøringen sin, da det jo kan snø ytterligere etter at de er ferdige.”
“Men det har virkelig vært en øyeåpner, hvor mange innberetninger de lager. Noen av dem har mange tusen aktive saker og kunne lage helt ekstremt mange innberetninger på en slik natt”, sier Christophe Zafiryadis.
Er overvåking moralsk akseptabelt?
Gjennom hele utviklingsprosessen har det vært en kontinuerlig diskusjon om hvordan Intempus utvikles, slik at det ikke fremstår som overvåking for overvåkningens skyld – og absolutt ikke skjult overvåking. Fra kundenes side har det vært et ønske om å få dokumentasjon på utført arbeid, akkurat som hele kjernen i Intempus er å samle inn data om arbeid utført av en person. Og dermed ligger det i hele strategien om økt automatisering som en forutsetning å samle inn data automatisk. Hvilket uunngåelig kan fremstå som overvåking. Så hvilke svar endte man opp med i den interne diskusjonen?
“Den automatiske GPS-overvåkning foregår jo kun, hvis den pågjeldende medarbeider trykker på ‘Start GPS-tracking’. Det er helt bevisst, fordi det på den måten ikke er til diskusjon om medarbeideren er klar over at det finner sted GPS-overvåkning. Intempus skal ikke være et overvåkningssystem – det skal være et system som gjør det enklere å registrere sine timer og dokumentere svart på hvitt, at man har utført sitt arbeid,” sier Christophe Zafiryadis.".
“Da må det være opp til arbeidsgiveren å fortelle den ansatte hvilke betingelser som gjelder for at vedkommende kan være ansatt på det aktuelle stedet,” legger han til.
Og der er rom for endringer – dersom det skulle vise seg nødvendig.
“Umiddelbart synes vi, at vi har fulgt vår grunnidé om hvordan det skal være, men nå må vi se hvordan kundene tar imot det. Det er også en ny funksjon for oss, så vi er definitivt åpne for å se på eventuelle tilpasninger, sier Christophe Zafiryadis og legger til at GDPR har bidratt til at det er blitt tenkt en ekstra gang over hvordan funksjonen er konstruert.
Og disse knappene vil det altså fortsette å bli skrudd på. Så hva er planene fremover?
Enda mer automatisering
Som nevnt er det en klar strategi hos Intempus at manuell tidsregistrering skal skyves i bakgrunnen – analogt så vel som digitalt. Dataen skal så langt som mulig innsamles automatisk, og det er mange tanker om hvordan denne ambisjonen kan innfris i enda høyere grad.
“Vi ønsker å kunne hjelpe administratorene med å planlegge ruter. La oss si at det er 50 ruter som skal snøryddes i København. Hvordan fordeler man dem smartest mulig mellom medarbeiderne? Siden vi vet hvor folk er, og hvor saken er, kan vi kanskje automatisere den delen. Dette gjelder svært mange bransjer, men spesielt transportbransjen,” sier Christophe Zafiryadis, som ser én avgjørende årsak til at tiden er blitt moden for de nye Intempus-funksjonene.
“Den helt store utviklingen er at telefonen nå kan håndtere teknologien i dette. Muligheten har jo vært der lenge, men har tidligere krevd en vilt dyr GPS plassert i en bil.”
Samtidig ønsker Christophe Zafiryadis å røpe litt av hva som er under utvikling med det første hos Intempus.
“Det kommer en funksjon som samler opp bortkastet tid. Altså tiden mellom man er på to saker. Det er typisk transporttid, men der vil kunden på forhånd kunne definere hva tiden skal registreres som og dermed igjen redusere det manuelle arbeidet,” sier han.
Og på litt lengre sikt kan nøkkelen til ytterligere automatisering ligge gjemt i telefonens kalender.
“Mange konsulentselskaper skriver inn alle oppgavene sine i kalenderen sin, så Intempus vil få data som vi igjen kan bruke til å generere forslag til innrapporteringer, som man så bare skal godkjenne,” avslutter Christophe Zafiryadis.
En digitalisert løsning for den moderne bedriften
Ved å implementere en digital løsning for timeregistrering fra Intempus, kan dere sikre at dere opprettholder oversikten over medarbeidernes varierte arbeidsdager, inkludert kjøretid og ulike typer fravær. Intempus integrerer også med ulike lønns- og regnskapssystemer, noe som gjør at data automatisk eller med få klikk kan overføres fra det ene systemet til det andre. Et uunnværlig verktøy for den moderne bedriften, som vil effektivisere de administrative oppgavene for alle medarbeidere – enten de er på farten eller på kontoret.
Har du lyst til å høre mer? Så gi oss en samtale på +45 26390400 eller bestill en gratis og uforpliktende demo, hvor dere kan bli klokere på hvordan vi kan imøtekomme nettopp deres behov:
