Kan AI være en hjelpende hånd i digital tidsregistrering?

Stadig flere selskaper tar i bruk AI-teknologi for å optimalisere driften og skape større verdier. Blant disse finner vi Google, Amazon, Tesla og Airbnb. AI har også vist seg å ha et stort potensial på det administrative området. Maskinlæringsteknologier, chatGPT og chatbots har blitt spesielt populære. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan kunstig intelligens kan gjøre hele tidsregistreringsprosessen enklere, mer effektiv og mer nøyaktig. - og hvordan vi

Intelligent autorisasjonsprosess og identifisering av feil

En utfordring med digital tidsregistrering er å sikre korrekt godkjenning av registreringene. Det er ofte en tidkrevende prosess for administratoren å sikre at registreringene er korrekte og fullstendige. Her kan kunstig intelligens bidra til en mer nøyaktig godkjenningsprosess for administratoren. Ved å analysere data om ansattes tidligere registreringer kan AI-systemer identifisere avvik og potensielle feil i tidsregistreringer. Hvis en ansatt for eksempel hevder å ha jobbet i en viss tidsperiode som ligger utenfor normen, kan AI-systemet finne avviket. Dette gjør det enkelt for administrativt personale å oppdage avvikende registreringer i tide, fordi de blir flagget av AI-systemet. Dette sikrer at bare korrekte og gyldige tidsregistreringer blir godkjent.

Hvordan kan AI forbedre den daglige tidsregistreringen?

Et av de mest lovende bruksområdene for kunstig intelligens innen digital tidsregistrering er prediksjon av tidsregistrering. AI-baserte systemer kan analysere og tolke data fra ulike kilder, for eksempel elektroniske kalendere og ansattes tidligere registreringer og inn- og utsjekkinger på for eksempel en terminal eller i en app. Ved å trene opp AI-modeller med disse historiske dataene kan systemet lære seg å gjenkjenne mønstre og gi relevante anbefalinger og påminnelser til de ansatte. Dette reduserer tidsbruken og de manuelle feilene som kan være forbundet med tidsregistrering, både for den ansatte og det administrative personalet. 

Optimalisering av planleggingen

Som leder eller administrator er det ikke alltid like lett å anslå hvor lang tid en oppgave vil ta, eller hvilken medarbeider som har de rette ferdighetene og tiden til å utføre den mest effektivt. Men med AIs evne til å samle inn og analysere data fra medarbeidernes tidligere tidsregistreringer, kan systemet lettere forutsi hvor lang tid en gitt oppgave eller et prosjekt vil ta. Samtidig kan AI ta hensyn til faktorer som de ansattes ferdigheter, tilgjengelighet og arbeidsmengde. Alt dette gjør det enklere for ledere å planlegge de ansattes arbeidstid på en mer effektiv måte, noe som reduserer kostnadene ved tapt produktivitet, ubalanse i arbeidsmengden og risikoen for overtid.

Forbered medarbeiderne dine godt

Selv om bruken av kunstig intelligens i digital tidsregistrering utvilsomt gir mange fordeler, er det også visse utfordringer som bør tas i betraktning. For eksempel kan automatisert innsamling, overvåking og analyse av ansattes aktiviteter gi opphav til bekymringer rundt personvernet og føre til et mistroisk forhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er derfor viktig å etablere klare retningslinjer og grenser for bruk av kunstig intelligens i tidsregistrering for å sikre at de ansattes rettigheter og etiske standarder respekteres. 

Av samme grunn bør de ansatte informeres når du begynner å ta i bruk AI-teknologi i organisasjonen. Noen ansatte kan være skeptiske til å automatisere tidsregistreringen eller bekymret for hvordan AI vil påvirke jobben og arbeidsforholdene deres - vil maskinene overta arbeidsoppgavene deres? Det er derfor viktig å kommunisere og lære opp de ansatte om fordelene med AI, og gi dem muligheten til å komme med tilbakemeldinger og bidra til kontinuerlig forbedring. 

Ved å erkjenne og håndtere disse utfordringene kan virksomheter implementere AI-baserte løsninger både i og utenfor digital tidsregistrering på en ansvarlig og effektiv måte. 

Vær oppmerksom på hvor dataene havner

Hvis du velger å implementere et AI-system, for eksempel et tidsregistreringssystem med innebygd AI-teknologi, bør du være oppmerksom på hvor dataene lagres, hvor lenge de lagres og hvem som har tilgang til dem. Uansett hvor dataene havner, er det viktig å følge relevante personvernregler for å sikre at dataene håndteres på en sikker og lovlig måte. Dette kan omfatte overholdelse av EUs personvernforordning (GDPR) eller tilsvarende lover og forskrifter.

Hvor dataene havner, om de er kryptert og om de er kompatible, avhenger av den spesifikke leverandøren og implementeringen. Her er tre ulike alternativer: 

Det er viktig å merke seg at overholdelse av personvernforordningen er en kontinuerlig prosess, og at organisasjoner jevnlig bør evaluere og oppdatere sine retningslinjer og prosedyrer for personvern for å sikre samsvar med gjeldende lovgivning og beste praksis.

AI i Intempus 

AI-teknologier er kommet for å bli og byr på mange muligheter for digital tidsregistrering. Vi har allerede utviklet en AI-teknologi, avviksdeteksjon, i systemet som gir administratorer bedre innsikt, mer kontroll og færre feil i tidsregistreringsprosessen. Funksjonen lærer kontinuerlig mer om de ansattes rapporter og kan deretter peke ut de rapportene som skiller seg ut og har stor sjanse for å være feil eller ha feil. På denne måten kan du raskt få en oversikt over hvilke rapporter som krever en ekstra sjekk. Du kan lese mer om anomalideteksjon i Intempus her.

Hvis du er interessert i å høre mer om mulighetene med Intempus og hvordan vi kan dekke dine behov for digital tidsregistrering, ikke nøl med å bestille en uforpliktende demo eller ringe oss på +45 26390400.

Kilde: quinyx.com, mckinsey.com, businessnews.com