“Av alle latterlige ting, forekommer det meg allerlatterligst å ha det travelt.”

Sitatet er tatt fra Søren Kierkegaard, som var en mann som tok seg tid. Hans tanker har alltid inspirert meg, og denne gangen har det kommet et skriv om produktivitet og prioriteringens kunst ut av det. Jeg håper at det kan være med til å kickstarte din og min høstsesong med masse arbeid, travelhet og prioriteringer.

Travlhet er et grunnvilkår

Før jeg kommer med mine tanker om, hvordan man får mest muligt ud af sin tid, synes jeg, man bør spørge sig selv, om travlhed ikke bør anerkendes som et grundvilkår på arbejdspladsen? Om opgaverne ikke altid vil være i overtal i forhold til den tilgængelige tid?

Det mener jeg nemlig. Det er alltid noe å gjøre. Og derfor mener jeg også at vi bør rette energien vår mot hvordan vi best lærer å prioritere oppgaver, fremfor å bli svett av utallige oppgaver som vi likevel ikke kan rekke.

Produktiv tid vs. uproduktiv tid

Her kommer produktivitetsbegrepet inn i bildet. Når arbeidet skal prioriteres, bør vi skille mellom produktiv og uproduktiv tid.

Min oppfattelse av begrepene lener seg mot definisjonene i noen prosjekter om tidsmiljø på administrative arbeidsplasser, utført av forskere ved Roskilde Universitet:

Produktiv tid: Tid brukt på viktige og verdiskapende oppgaver
Uproduktiv tid: Tid brukt på oppgaver og forstyrrelser som ikke er viktige.

Skap et sunt tidsmiljø

Ifølge forskerne har en arbeidsplass et sunt “tidsmiljø” når medarbeideren opplever å være produktiv og har en arbeidsrytme der det er tid til både fordypning og hasteoppgaver.

Det handler altså om å planlegge på en måte der bare de aller viktigste og mest verdiskapende oppgavene står på dagens gjøremålsliste.

Dermed blir gjøremålslisten din stabile klippe, som gir deg et fokus. Hvis det så i ny og ne dukker opp noen uproduktive oppgaver som tar oppmerksomheten din, gjør det heller ingenting – så lenge du sørger for å holde balansen mellom produktiv og uproduktiv tid.

Å presse seg til å prioritere

Men hvordan vurderer man så, hvilke oppgaver som er mest verdiskapende? Organisations- og erhvervsantropologen Mark Buskbjerg nevner i et blogginnlegg et godt råd, som du med fordel kan bruke hvis prioriteringsarbeidet ender i en blindgate:

Hvis jeg kun kunne arbeide to timer om dagen, ville jeg prioritere oppgaver som er mest kritiske og har størst innvirkning. Her er noen eksempler på hva jeg ville fokusere på: 1. **Kjernefunksjonalitet og vedlikehold:** Jeg ville sørge for at de mest essensielle og kritiske funksjonene fungerer som de skal, og at systemet er stabilt. Dette kan inkludere feilretting og nødvendig vedlikehold for å unngå større problemer. 2. **Haster og viktige forespørsler:** Jeg ville adressere de mest presserende henvendelsene eller oppgavene som krever umiddelbar oppmerksomhet. Dette kan være feilmeldinger som påvirker brukerne, eller kritiske oppdateringer som må gjøres. 3. **Planlegging og prioritering:** Jeg ville bruke en del av tiden på å planlegge hva som skal gjøres de neste timene eller dagene. Dette sikrer at jeg bruker tiden min effektivt og jobber mot de viktigste målene. 4. **Læring og forbedring (begrenset):** Hvis tiden tillater det, ville jeg vie noen minutter til å lære nye ting eller forbedre eksisterende prosesser, men dette ville være en lav prioritet sammenlignet med drift og feilretting. 5. **Kommunikasjon:** Jeg ville sørge for å kommunisere status, hindringer og fremdrift til relevante parter, slik at alle er informert. Kort sagt, jeg ville fokusere på å holde "skipet flytende" og håndtere det mest kritiske først.

Sitatet er hentet fra forfatteren Greg McKeown. Poenget er at vi skal bli flinkere til å mestre denne kunsten. Kunsten å prioritere. Og den beste måten å lære denne kunsten på, er å tvinge seg selv til å prioritere. Knallhardt.

Etter hvert har det blitt viktigere å kunne velge bort de riktige oppgavene og være bevisst på hvorfor man prioriterer som man gjør. Et fravalg er tross alt også et valg.

Det var mitt innspill til å håndtere travelhet i hverdagen. Men det kunne vært enda mer interessant å høre deres forslag til hvordan man blir bedre til å prioritere tiden sin. Hva gjør dere når oppgavene velse inn døren?

Ønsker du å spare tid på administrasjonen?

Ved å implementere en digital løsning for timeregistrering fra Intempus kan dere effektivisere administrasjonen i deres virksomhet og sikre at alle medarbeidere sparer tid på den daglige timeregistreringen. Dermed får dere frigjort mer tid til de viktige oppgavene som skaper reell verdi for virksomheten. Et uunnværlig verktøy for den moderne virksomhet uansett størrelse og bransje. Hvis du er nysgjerrig på hvordan Intempus kan imøtekomme deres behov, kan dere prøve å designe deres egen timeregistreringsløsning her.

Du er også velkommen til å ringe oss på +45 26390400.