Ansatte som registrerer timerne sine elektronisk, skal motta en kopi av innleveringen sin, via e-post eller e-boks. Dette gjelder for ansatte under VVS-overenskomsten og EL-overenskomsten 2020-2023. Og det er selskapets eget ansvar å sikre at de i fellesskap med systemleverandøren oppfyller kravet.
På bakgrunn av kravet om kopi av timeregistrering beskrevet i VVS-overenskomsten 2020-2023, innledet TEKNIQ Arbejdsgiverne, som er en arbeidsgiver- og næringslivsorganisasjon for elektro, VVS og metall, sammen med VVS-selskapet Vest VVS ApS en klagesak rettet mot ordlyden i dette kravet i 2022. Klagesakens avgjørelse ble at TEKNIQ Arbejdsgiverne, VVS ApS samt de øvrige virksomhetene omfattet av overenskomsten, skulle anerkjenne kravet. Avgjørelsen stiller nye og høyere krav til både virksomhetene og IT-systemet de benytter til timeregistrering. Her i artikkelen kan du bli klokere på saken, på konsekvensene den har for virksomhetene, og på de involverte parters syn på saken.
Hva er bakgrunnen for saken?
I oktober 2022 ble det i en faglig voldgift avsagt en avgjørelse som tolket ordlyden i VVS-overenskomstens avsnitt om Arbeidssedler. Saken gjaldt pkt. 4 stk. 4, 2 i overenskomsten, som lyder:
“Hvis elektronisk innrapportering av arbeidstid anvendes, skal arbeidstakeren motta kopi av sin innrapportering på den e-postadressen som arbeidstakeren har oppgitt til arbeidsgiveren, eller via e-boks.”.
Årsaken til at denne bestemmelsen ble lagt til ved overenskomstfornyelsen i 2020 var at det skulle være mulig å avdekke eventuelle uregelmessige arbeidstidsregistreringer, og at medarbeideren skulle kunne se om det for eksempel er beregnet korrekt lønn. Samtidig skulle det løse problemet med at en oppsagt medarbeider ville miste sin tilgang til og dokumentasjon for det innrapporterte arbeidet hvis det kun lå i tidsregistreringssystemet.
Høyesterettsdommer Lars Hjortnæs’ avgjørelse i voldgiftssaken lød:
“TEKNIQ Arbeidsgiverne og Vest VVS ApS skal anerkjenne at selskapets ansatte skal motta en nøyaktig kopi av sin innrapportering av arbeidstid samt lønnsposter, enten på e-post eller via e-boks, når innrapporteringen foretas elektronisk” og at “Kopien skal sendes til medarbeiderne i nær tidsmessig forbindelse med innberetningen.”
Avgjørelsen betyr at det ikke er tilstrekkelig å ha registreringen liggende på en timeregistreringsapp, hvorfra registreringen senere kan trekkes ut sammen med de andre registreringene og lages til en felles oversikt, som kan sendes medarbeiderens e-post. Tvert imot er det et krav å sende en elektronisk kopi av hver enkelt innberetning til medarbeideren i “i nær tidsmessig sammenheng med innberetningen”.
Domstolens avgjørelse møter kritikk
Voldgiftssakens avgjørelse har skapt debatt blant flere profiler i administrasjonsbransjen og i de berørte virksomhetene. Blant disse er Christophe Zafiryadis, administrerende direktør i det digitale timeregistreringssystemet Intempus, som stiller seg uforstående til avgjørelsen. Han mener at beslutningen ikke stemmer overens med dagens IT, og at det er unødvendig å sende innrapporteringen via e-post eller e-boks til medarbeideren, hvis den allerede er fritt tilgjengelig i appen.
“Helt grunnleggende er det jeg ikke forstår, at opplysningene skal sendes til medarbeideren og at det ikke er nok at de har det tilgjengelig, inkl. logg over endringer og mulighet for nedlasting av dataen, direkte i tidsregistreringssystemet. I stedet burde kravet lyde på at medarbeidernes data skal være tilgjengelige for medarbeideren. Det ville det faktisk stille medarbeideren godt.”, mener Christophe Zafiryadis.
Kristoffer understreker i den forbindelse, at det med et digitalt timeregistreringssystem fortsatt vil være mulig for den ansatte å få tilgang til sine data etter en eventuell oppsigelse eller avskjed, og at premissen for kravet derfor ikke holder.
Økonomisjef hos Dansk Kabel TV, Claus Rosendal Hansen, støtter dette synspunkt. Han og hans medarbeidere holder nå på å finne ut hvordan de praktisk skal etterleve kravet.
“Jeg synes at kravet bærer preg av en gammeldags tankegang, hvor tingene er statiske og ufleksible fremfor moderne og mer flytende., sier Claus Rosendal Hansen uforstående.
Helt konkret vil kravet betyde, at Claus, hans medarbeidere og det administrative personalet vil komme til å bruke mer tid på det administrative arbeidet.
“Hvis medarbeideren foretar en endring i sin innberetning, skal de da få tilsendt en ny e-post? Det skaper jo mye ekstraarbeid, både for medarbeideren og det administrative personalet. I stedet bør man utnytte de mulighetene som ligger i digital, nettbasert timeregistrering, hvor man jo alltid kan ha en løpende oversikt, både som medarbeider og administrator.”, sier han.
Ikke nødvendigvis en sikker metode
Det er ikke nødvendigvis en 100% sikker og kryptert metode å sende en kvittering for innberetningen til medarbeideren over e-post, forteller Christophe Zafiryadis:
“Fra et personvernsynspunkt er det langt mer usikkert å sende dataen via e-post enn at den ansatte kan få tilgang til den direkte via systemet der dataen opprettes og er sikret/kryptert. Det er som om de som har tatt beslutningen, har et utdatert syn på IT og tidsregistrering”, sier han.
Derfor vil kravet ifølge ham verken øke sikkerheten eller gi dem bedre oversikt over timene sine.
Hva må du som bedrift være oppmerksom på?
Hvis din virksomhet benytter elektronisk innrapportering av arbeidstid og er underlagt rørleggeravtalen (VVS-overenskomsten) eller elektroavtalen (EL-overenskomsten) 2020-2023, er det ditt ansvar å sikre at IT-systemet du bruker til innrapporteringen, kan oppfylle følgende krav:
- Medarbeideren skal motta en nøyaktig kopi av sin innrapportering
- Kopien skal sendes til medarbeiderens e-post eller e-boks
- Kopien skal sendes i nær tidsmessig sammenheng med innberetningen.
Hvis disse krav ikke overholdes, risikerer dere som bedrift å få en bot for brudd på overenskomsten.
Er det utsikt til endringer i kravet?
Med de pågående overenskomstforhandlinger i privat sektor – også kjent som OK23 – blir det interessant å se om ordlyden i det nåværende kravet om kopi av digital timeregistrering endres, eller om kravet beholdes i sin nåværende form. Du kan få en oversikt og følge med på de siste oppdateringene i OK23-forhandlingene i blogginnlegget vårt. her.
Intempus tilpasser seg alle krav og regler
Med Intempus får dere et timeregistreringssystem som følger alle de nye krav og regler innen administrasjon. For eksempel kan vi sikre at den ansatte alltid kan få tilgang til sine data via web og skrive ut til Excel hvis de ønsker. De kan likeledes følge med på om det gjøres endringer i deres registreringer, se hvem som har gjort endringen og når det skjedde. De får også beskjed i systemet når disse endringene er gjort. Og ved oppsigelse eller avskjedigelse har de naturligvis fortsatt rett til å få tilgang til sine data.
Er du nysgjerrig på å høre mer om Intempus, så book en demo helt gratis og uforpliktende her:
Du er også velkommen til å ringe oss på +45 26390400
Kilder: VVS Overenskomst 2020–2023 Og Faglig voldgiftssak FV 2022-953
