5 tips: Bruk arbeidstidsregistrering som en verdifull ressurs

For at både administratorer og ansatte skal få mest mulig ut av et digitalt tidsregistreringssystem, må dere tenke gjennom hva dere trenger før dere velger et system. 

Er for eksempel mange av dine ansatte funksjonærer som bare trenger å registrere avvik fra normal arbeidstid? Har de behov for å rapportere kjørelengde og utlegg? Er de ansatt under ulike tariffavtaler som systemet må kunne håndtere? Og har dere et lønns- og økonomisystem som tidsregistreringssystemet må kunne integreres med?

For å finne ut hvilke behov dere har, kan det være lurt å involvere et utvalg medarbeidere for å sikre at deres behov blir hørt og at de ikke blir overveldet av å måtte bytte til et nytt system senere.

Fordelene med et tidsregistreringssystem er størst hvis det er godt integrert i de ansattes arbeidshverdag. Derfor er det viktig å få en god start når systemet skal rulles ut i organisasjonen.

Hos Intempus sørger våre dyktige implementeringskonsulenter alltid for at du er godt forberedt for å få en god start, og hvis du har løpende spørsmål, står supportteamet vårt klart til å hjelpe deg alle hverdager. Men det er også noen ting du må være klar over - internt - som kan gjøre det lettere å implementere systemet på en god måte.

Med riktig løsning og opplæring vil det administrative personalet raskt merke at de får bedre oversikt over de ansattes timer, ferier, utlegg, kjørelengde osv. og at timeplanleggingen blir enklere og mer oversiktlig. 

Samtidig vil de ansatte oppleve at den daglige tidsregistreringen blir enklere og mer fleksibel med et digitalt verktøy for hånden. Via Intempus-appen kan de alltid registrere arbeid, kjøring, fravær og mye mer. I appen kan de også alltid se arbeidstid, ferie, sykemeldinger, overtid, avspasering og mye mer.

Timene som registreres av de ansatte, kan brukes som grunnlag for fakturering av kundene. Intempus-appen gjør det enkelt for medarbeiderne å registrere timer, kjørelengde og utlegg, slik at kunden faktureres korrekt for ressursene som er brukt på prosjektet. De rapporterte dataene kan også brukes som dokumentasjon hvis det oppstår uenigheter eller misforståelser mellom deg og kunden.

Med en integrasjon kan dataene dine fra Intempus automatisk overføres til lønns- og regnskapssystemet ditt, slik at de godkjente rapportene kan sendes til lønn eller fakturering automatisk eller med noen få klikk. Dette sparer mye tid og manuelle trinn når du skal fakturere kundene dine.

Det riktige tidsregistreringssystemet kan hjelpe deg med å sikre at du overholder gjeldende arbeidstidsbestemmelser, inkludert regler som 48-timersregelen og 11-timersregelen. Overtredelser kan føre til bøter for arbeidsgiveren og et ugunstig arbeidsmiljø, så det er viktig at du vurderer hvordan du skal overholde reglene.

Det er arbeidsgiverens ansvar å overholde reglene - selv om bedriften har hundrevis av ansatte, og det kan virke overveldende å gå gjennom alle ansattes (over)arbeidstid og hvileperioder. 

Men med et system som Intempus kan du enkelt få oversikt over den rapporterte arbeidstiden og sikre at det finnes dokumentasjon som beviser at den overholdes. 

Har du ansatte med fast lønn og fast arbeidstid? Da kan du dra nytte av autoregistrering fra Intempus. Med autoregistrering blir de ansattes timer automatisk registrert i systemet, slik at de kun trenger å registrere seg selv hvis de avviker fra disse standardtimene, f.eks. på grunn av sykdom, ferie, kurs osv.

Samtidig må du sørge for at du er på riktig side av den nye loven om arbeidstidsregistrering.