20.000-kilometerregelen, kjøregodtgjørelse, kilometerpenger og fradrag for reise. Intempus gir deg her en guide gjennom jungelen av jobbrelaterte reiser, slik at du er godt forberedt til å håndtere eventuelle spørsmål fra dine ansatte.

Hva er kjøregodtgjørelse?

Hvis dine medarbeidere kjører yrkeskjøring i egen bil, kan du som arbeidsgiver velge å utbetale dem et skattefritt kjøregodtgjørelse. Formålet med dette godtgjørelsen er primært å dekke utgiftene som din medarbeider måtte ha til bilen i forbindelse med kjøringen. Det er staten som fastsetter taksten for kjøregodtgjørelsen, og det er her at navnet “20.000 kilometers-regelen” kommer inn i bildet. Den høyeste skattefrie satsen utbetales nemlig inntil medarbeideren når 20.000 kjørte kilometer om året. Nedenfor kan du få en oversikt over satsene for 2020 – 2025.

Satser for kjøregodtgjørelse i 2021–2025

Som arbeidsgiver er du ikke bundet til disse satsene. Dette betyr at du kan velge å gi dine ansatte høyere eller lavere satser enn ovennevnte. Vær imidlertid oppmerksom på at dette vil ha ulike konsekvenser for dine ansatte. Hvis du velger å betale ut høyere satser, blir hele beløpet skattepliktig for den ansatte. Unntaket fra dette er imidlertid hvis andelen som overstiger satsene beskattes som vanlig lønn. Hvis du velger å betale ut en lavere sats, vil beløpet fortsatt være skattefritt for den ansatte.

Er kjøregodtgjørelse det samme som kilometergodtgjørelse?

Nei, det er det ikke. Kilometergodtgjørelse er en skattefri godtgjørelse som gis til dine ansatte for yrkeskjøring. Kilometergodtgjørelse kan gis hvis den ansatte kjører mer enn 24 kilometer til og fra jobb (minimum 12 km hver vei), og den kan gis for alle typer lønnet arbeid. Kilometergodtgjørelsen utbetales ikke direkte til den ansatte, men føres i stedet på den ansattes årlige selvangivelse. Den ansatte kan ikke rapportere inn kilometergodtgjørelsen før inntektsåret er over. Dette skyldes at du kun får fradrag for de dagene du har vært fysisk til stede på arbeidsplassen. Alternativt kan du som arbeidstaker vente til du mottar årsoppgaven i mars, og så sjekke om det finnes et kørselsfradrag på forhånd. Hvis det mangler eller tallet ikke stemmer, kan du legge inn riktig kilometertrekk, og det vil bli inkludert i årsoppgaven. Som arbeidsgiver er det viktig å huske at du IKKE kan gi dine ansatte både kilometergodtgjørelse og kilometergodtgjørelsesfradrag. Det er et valg du må ta som arbeidsgiver: Hvis du ikke ønsker å betale kilometergodtgjørelse, kan dine ansatte få kilometergodtgjørelse i stedet.

Regler for kjøring fra bosted direkte til kunden

En kjøretur fra bedriftens arbeidsplass og ut til en kunde regnes som yrkeskjøring. Men hva hvis medarbeideren kjører direkte fra eget hjem og ut til en kunde? Her er det relevant å kjenne til reglene for skattefri befordringsgodtgjørelse, som kan utbetales til medarbeidere som kjører yrkesmessig i egen bil.

Hvis en medarbeider kjører direkte fra sin egen hjemmeadresse til en kunde (eller omvendt), skal avstanden mellom medarbeiderens hjemmeadresse og arbeidsplassens adresse trekkes fra i beregningen av kilometergodtgjørelsen.

Eksempel 1: La oss si at en medarbeider skal ut til en kunde som har en adresse 120 km fra medarbeiderens eget hjem og 70 km fra kontoret. Hvis medarbeideren kjører direkte hjemmefra og ut til kunden, skal de 50 km (som er differansen) trekkes fra kjøregodtgjørelsen. Kjører medarbeideren fra kontoret og ut til kunden, medregnes hele avstanden (den korteste).

Eksempel 2: La oss si at medarbeideren skal ut til en kunde som har adresse 2 km fra medarbeiderens eget hjem, og 20 km fra kontoret. Kjører medarbeideren fra eget hjem og ut til kunden, kan medarbeideren få kilometergodtgjørelse for de 2 kilometerne. Hvis medarbeideren kjører fra kontoret og ut til kunden, vil det også gi 2 km, da 20 minus 18 (antatt avstand fra hjem til kontor) = 2 km.

La Intempus holde styr på distansene

Som det fremgår av ovenstående, er det en stor fordel å registrere kjøringen sin på en systematisk og oversiktlig måte, slik at både ansatt og arbeidsgiver har en oversikt over antall kjørte kilometer. Med Intempus-appen kan dine ansatte raskt og enkelt registrere sin yrkeskjøring. Alt de trenger å gjøre er å taste inn de respektive adressene, og så beregnes distansen automatisk i Intempus-appen. 

I tillegg kan både ansatt og arbeidsgiver se hvor mange kilometer den ansatte har kjørt og når den ansatte nærmer seg 20 000 kjørte kilometer – og dermed en ny betalingssats. Samtidig slipper dine ansatte å ha en notatbok liggende i hanskerommet hvor yrkeskjøringen noteres. I stedet kan det gjøres med et par enkle trykk i Intempus-appen. Hvis du er interessert i å høre mer om hvordan Intempus kan hjelpe deg og din bedrift, er du alltid velkommen til å kontakte oss på telefon +45 26390400 eller til å bestille en uforpliktende samtale.

Visste du dessuten at…

- Kilometergodtgjørelsen skal beregnes i henhold til det faktiske antallet kilometer den ansatte kjører. Hvis du velger å betale den ansatte et fast beløp, uavhengig av antall kjørte kilometer, vil dette beløpet derfor være skattepliktig.

– Du kan ikke velge å gi medarbeideren mindre i lønn, mot at vedkommende får kjøregodtgjørelse. Redusert lønn vil derfor gjøre kjøregodtgjørelsen skattepliktig.

– Utgifter til fergebilletter, broavgifter eller parkering omfattes ikke av den skattefrie reisegodtgjørelsen. Du kan betale disse utgiftene som utlegg eller regning, dersom den ansatte kan levere de originale bilagene til deg. 

Du kan også lese mye mer om hvordan Intempus kan håndtere din kjøringsregistrering Her.

Kilder: skat.dk